Witaj w cyklu artykułów „Laboratorium pomiarowe w branży automotive – ludzie, wyposażenie, ciągłe doskonalenie”. Niniejszy artykuł skupi się na ostatnim aspekcie prowadzenia laboratorium, a mianowicie na ciągłym doskonaleniu. Cykl PDCA ze standardów ISO jest już doskonale znany, ale czy możemy zrobić coś więcej? Oczywiście.
Zacznijmy doskonalić od podstaw, czyli PDCA w praktyce
Kiedy system zarządzania laboratorium jest już zgodny ze wszystkimi wymaganiami standardu IATF 16949 oraz powiązanymi z nim podręcznikami, a także z wymaganiami klienta przychodzi czas na doskonalenie systemu. Ciągłe doskonalenie jest niezwykle ważne, ponieważ pozwala nie tylko być coraz „lepszym”, czy stale podnosić zadowolenie współpracującego klienta OEM, ale także budować zaangażowanie w zespole. Pracownicy nie będą się angażować, jeśli raz czy drugi usłyszą: „Tak jest, bo tak jest od zawsze i jest dobrze!”. Takie podejście sprawi, że pracownik się wycofa i będzie wykonywał swoją pracę tylko tak jak trzeba, nie dając od siebie więcej. Tutaj z pomocą przychodzi powszechnie znany cykl PDCA, ale czy to, że wszyscy już mają skrót PDCA po kokardę oznacza, że tak skrupulatnie i regularnie go stosują? Niestety z mojej praktyki zawodowej często wynika, że słyszy się „tak jest, bo… i tak jest dobrze”. Takie podejście oznacza, że nie stosuje się PDCA jako stałą pętlę, a raczej jako jedną zakończoną iterację. Bo przecież działa. Nieustannie zmieniające się czynniki wewnętrzne i zewnętrzne takie jak zmiany w zarządzie, sytuacja finansowa organizacji, rotacja pracowników, motywacja i zaangażowanie personelu, zmiany w normach i wytycznych, zmiany wymagań klienta, postęp technologiczny, sytuacja na rynku pracy, zmiany polityczne i prawne, wojny, katastrofy naturalne sprawiają, że nie możemy więcej stosować tej przykrej frazy, która blokuje ciągłe doskonalenie, bo coś działa „od lat”. Pamiętaj, że musisz dokonywać regularnego przeglądu analizy ryzyka w odniesieniu do aktualnych czynników zewnętrznych i wewnętrznych. Na podstawie analizy ryzyka powinieneś lub powinnaś móc określić, które kompetencje czy systemy pomiarowe są dla działalności laboratorium krytyczne, aby w sposób zaplanowany móc reagować na zmiany, które się pojawiają. Dla tych krytycznie ważnych usług, które świadczy Twoje laboratorium zapewnij zastępowalność i odpowiednie ścieżki wsparcia w przypadku np. choroby zakaźnej, która pojawi się w Twoim zespole. Wypracuj ze współpracującym laboratorium zewnętrznym odpowiednie plany awaryjne dla sytuacji, kiedy praca Twojego laboratorium zostanie całkowicie zatrzymana.
Wspomniany cykl PDCA pozwoli także poszukiwać rozwiązań, które pozwolą zmniejszyć koszty działalności laboratorium. Wdrażaj rozwiązania leanowe, aby zredukować marnotrawstwo. Czy pracownicy poszukują narzędzi, nie mają na stanowisku pracy bądź blisko niego kompletu kluczy, końcówek do czujników, które mogą być im potrzebne? Zapewnij im to. Często brak naprawdę tanich narzędzi powoduje, że specjaliści tracą czas. 5S nie jest tylko porządkiem i umytą podłogą. 5S jest potężnym narzędziem lean management, które pozwoli Twoim pracownikom pracować wydajniej.
Staraj się upraszczać procesy w laboratorium. Skracaj ścieżki. Angażuj pracowników laboratorium, aby chcieli współpracować z innymi działami, aby wyeliminować „ja jestem tylko operatorem maszyny”. Zaangażuj ich, aby sami chcieli wymyślać kaizeny. „Każda inicjatywa Kaizen realizowana w codziennej pracy kryje w sobie zalążek kolejnej.” – Taiichi Ohno.
Ludzie i presja
Zaangażuj ludzi – łatwo powiedzieć trudniej zrobić. Przede wszystkim musisz pogodzić się z faktem, że nie każdego pracownika da się zaangażować. Nie każdy będzie chciał stać się metrologiem maniakiem, który będzie chciał usprawniać, działać, rozwijać siebie, ale i część laboratorium, na którą ma realny wpływ. Mam tutaj jednak dobrą informację, nawet największe „oporniki” z czasem, kiedy już w zespole pojawi się zaangażowanie w końcu się złamią, a przynajmniej częściowo. Przede wszystkim Twoim zadaniem jako kierownika jest zablokowanie presji, która jest w wielu organizacjach „kaskadowana”. Pracownicy laboratorium, którzy pracują w stresie powodują powstanie ogromnego ryzyka nieważnego wyniku, na co nie należy pozwalać. Jeśli widzisz, że pracownik nie dotrzyma terminu musisz znaleźć sposób na wsparcie go (oddelegować dodatkową osobę, wspomóc go samodzielnie, znaleźć sposób na szybkie usprawnienie), a nie wywierać na nim presję: „Dawid, jutro chcę widzieć te wyniki na biurku i nie interesuje mnie jak tego dokonasz, możesz zostać po godzinach.” Takie postępowanie doprowadzi do tego, że pracownik stanie się niedokładny, a na to w laboratoriach pozwalać nie można. To jest miejsce, w którym ja popieram kierowników, którzy znają swój fach od podszewki i potrafią prawdziwie, merytorycznie wesprzeć pracownika, coaching w takich sytuacjach NIE zda egzaminu. Najłatwiej pracowników zaangażować i rozwijać dając im ciekawe (dla nich), wymagające zadania. Twoim zadaniem jako kierownika jest znać tych ludzi i spędzić wystarczającą ilość czasu nad rozwinięciem tego zagadnienia. Nawet „opornikowi” daj takie rozwijające zagadnienie, musi jednak ono być odpowiednio zawoalowane i mało wymagające na początek, żeby bardziej się nie zniechęcił. Angażowanie i ciągłe rozwijanie pracowników pozwolą na ograniczanie lub eliminację ryzyka oraz wypełnianie szans, które wykazano w trakcie analizy. Działalność laboratorium jest działalnością usługową, a zatem pracownicy są tutaj kluczowym elementem, który pozwoli stale podnosić zadowolenie klienta.
Dbaj o misję
Zespół, aby mógł się angażować oraz rozumieć sens i cel swojej pracy musi znać wizję i misję laboratorium. Kolejnym niełatwym zadaniem kierownika jest właściwe przełożenie wizji i misji organizacji, a także polityki jakości, bhp i środowiskowej na działalność laboratorium. Każdy pracownik musi doskonale wiedzieć, jak jego praca wpływa na działalność całej organizacji i końcowy produkt, który powstaje w wyniku jej działalności. Bez tej wiedzy pracownik nie będzie w stanie poczuć się częścią większej maszyny, czyli nie będzie w stanie zaangażować się w pełni w jej działalność. Przeanalizuj wraz z pracownikami wpływ ich pracy na produkt końcowy oraz na klienta zewnętrznego i ostatecznego, niech zrozumieją, że drobne zaniedbanie w pomiarze „jakiejś” średnicy, może doprowadzić do obluzowania połączenia wciskanego, a w efekcie do wypadku samochodowego, którego konsekwencje są niemożliwe do przewidzenia. Niech pomiary i badania w Twoim laboratorium, to nie będą „jakieś tam” średnice, twardości, wymiary, tylko konkretne charakterystyki, które pełnią konkretną rolę w całym samochodzie.
Doskonałość metod pomiarowych
Doskonalenie w laboratorium to nie tylko zwiększona uważność na ryzyka i szanse oraz rozwój pracowników. To także ciągłe doskonalenie metod pomiarowych. W realizacji tego celu pomoże Ci podręcznik grupy AIAG, MSA lub VDA Volume 5: Capability of Measurement Processes. Ponieważ przeprowadzenie analizy MSA jest trudne i czasochłonne staramy się zrobić ją jeden raz, żeby była. Do audytu. A przecież regularne odświeżanie analizy systemu pomiarowego pozwala go doskonalić. Przede wszystkim w organizacji zmienia się kadra, prędzej czy później ludzie odchodzą lub awansują, co sprawia, że zmienia się czynnik ludzki w analizie. Dokonujemy remontów maszyn. Skracamy czasy pomiarów, dokonujemy optymalizacji. Wszystkie te czynności sprawiają, że analiza systemów pomiarowych powinna być czynnością ciągłą i wykonywaną regularnie. Poza zmianami wewnątrz organizacji aktualizacji podlegają także standardy, poradniki, normy. Należy czuwać nad tymi zmianami i właściwe implementować je do codziennej pracy laboratorium tak, aby metody i techniki pomiarowe były zawsze aktualne i zgodne z najnowszą wiedzą techniczną i naukową. Dbaj o regularne przeglądy dostępnych standardów i poszukuj nowych, bo przecież komitety ISO także nieustannie się doskonalą. „Wydajność i jakość są efektem ciągłego doskonalenia.” – Kiyoshi Suzaki.
Informacja zwrotna od klienta
Klientem laboratorium jest nie tylko OEM, ale także każdy dział czy pracownik organizacji, z którym współpracuje. To bardzo ważne, aby kierownik oraz pracownicy laboratorium o tym nie zapominali. Laboratorium w branży motoryzacyjnej jest zazwyczaj działem serwisowym, czyli udziela wsparcia operacyjnego produkcji. Aby móc ciągle doskonalić procesy pomiarowe i nieustannie zwiększać zadowolenia klienta zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego niezbędne jest poznanie opinii tego klienta na temat współpracy z laboratorium. Opinia ta może obejmować czytelność wyników, czas oczekiwania, wsparcie jakiego udzielają pracownicy laboratorium swoim klientom, czy choćby atmosfera i nastawienie wobec takiego klienta. Często w laboratorium pracują eksperci. Wysoko wykształceni, z dużym dorobkiem zawodowym, z wysokimi kwalifikacjami. Ważne jest, aby dbać o relacje między działami wewnątrz firmy. Informacje o tym, jak personel laboratorium współpracuje z innymi działami możesz zbierać samodzielnie poprzez rozmowę z innymi kierownikami czy pracownikami bezpośrednio współpracującymi. Możesz także zorganizować anonimową ankietę. Ważne jest, aby odpowiednio wcześniej poinformować swoich pracowników o takim zamiarze i wyjaśnić po co i dlaczego takie działania są podejmowane. Personel musi zrozumieć, przyjąć i popierać taki kierunek rozwoju. Informacja zwrotna pozwoli Ci podjąć decyzję, które obszary i w jakim zakresie należy doskonalić w kontekście współpracy z klientem.
Nie zamykaj się na świat
Sięgaj wzrokiem dalej niż płot organizacji, w której pracujesz. Nie tylko Twoja organizacja się rozwija. Firmy, które sprzedają wyposażenie do pomiarów i badań, a także firmy szkoleniowe również nieustannie doskonalą swoje produkty i usługi oraz wprowadzają innowacyjne rozwiązania. Dbaj o to, aby personel laboratorium uczestniczył w takich wydarzeniach jak targi, konferencje czy seminaria. Może okazać się, że zakup nowej maszyny pozwoli skrócić czas pomiaru o połowę, co pozwoli spłacić jej zakup w ciągu jednego lub dwóch lat. Może będziesz w stanie zastąpić trzy maszyny pomiarowe jedną, a co za tym idzie znacznie ograniczyć koszty eksploatacji. Często firmy sprzedające maszyny pomiarowe skupują stary sprzęt udzielając tym samym bardzo atrakcyjnych rabatów na nowy. Jest bardzo wiele możliwości i okazji, o których istnieniu nawet nie będziesz wiedzieć, jeśli zamkniesz się w murach jednej organizacji. Networking, choć często niedoceniany może pozwolić znaleźć doskonałego pracownika lub laboratorium współpracujące, uprościć procesy czy rozwiązać nierozwiązywalne problemy.
Wisienka na torcie, czyli ISO/IEC 17025
Grzechem byłoby nie wspomnieć o szansie na doskonalenie poprzez normę ISO/IEC 17025. Kup tę normę w Twojej organizacji nawet jeśli (jeszcze) nie zamierzacie certyfikować laboratorium. Systematyczne wdrażanie wymagań tego standardu pozwoli osiągnąć prawdziwą doskonałość. Certyfikacja laboratorium wewnętrznego pozwoli na podniesienie poziomu zaufania klientów do wyników prezentowanych przez organizację oraz zwiększenie prestiżu firmy na rynku motoryzacyjnym. Może się okazać, że poprzez ciągłe doskonalenie procesów w laboratorium pomiarowym oraz niezłomne i systematyczne wdrażanie kolejnych punktów normy ISO/IEC 17025 sprawi, że pewnego dnia przyjdziesz do prezesa z informacją, iż jesteś gotów na rozpoczęcie procesu certyfikacji waszego laboratorium wewnętrznego.
Ciągłe doskonalenie – największe wyzwanie kierownika
Ciągłe doskonalenie jest prawdopodobnie jednym z największych wyzwań kierownika laboratorium. Nie ma bowiem jednego przepisu na to, jak zrobić to poprawnie. Jeśli chodzi o spełnienie wymagań dotyczących funkcjonowania laboratorium w organizacji posiadającej certyfikat IATF 16949 dostajemy garść wytycznych i warunków, które należy spełnić, wdrożyć i zapewnić udokumentowane informacje. Ciągłe doskonalenie jest jednak procesem kreatywnym, wymagającym zaangażowania całego zespołu, ale także kierownictwa. Jest procesem, którego nie wolno przerwać i popaść w stagnację. Jednak tylko rozwój i doskonalenie pozwolą na prawdziwą satysfakcję z wykonywanej pracy. Pełne przekonanie kierownictwa, że jest to proces konieczny i niezbędny do funkcjonowania organizacji pozwoli zarazić tą kulturą wszystkich pracowników. „Kiedy przestajesz się rozwijać, zaczynasz umierać.” – W. Edwards Deming.
Dołącz do nas i bądź na bieżąco!
Subskrybuj nasz bezpłatny JBR Newsletter na stronie jakoscbezretuszu.pl,
słuchaj naszych podcastów na Spotify,
oglądaj nas na YouTube, a jeśli chcesz wesprzeć naszą działalność, zapraszam na Patronite: https://patronite.pl/jakoscbezretuszu.pl
