Powtarzalne zadania, choć są niezbędne w procesach biznesowych, obniżają wydajność pracy. Pracownicy męczą się monotonnymi czynnościami. Rozproszenie prowadzi do utraty koncentracji i sprzyja popełnianiu błędów.
Godziny spędzone na przepisywaniu danych „z palca” między systemami, załączaniu faktur do systemu księgowego i generowaniu raportów mogą być lepiej spożytkowane. Kreatywne i strategiczne zadania dają pracownikom pole do zaprezentowania możliwości i wsparcia rozwoju firmy. Uwolnij ich czas dzięki automatyzacji procesów biznesowych.
Automatyzacja procesów biznesowych to oszczędność czasu
Według ProfileTree automatyzowane procesy przyspieszają pracę, nawet o 60-95%.. Większa liczba zadań jest realizowana w krótszym czasie. Procesy są wykonywane zawsze w ten sam sposób. Nie ma zmienności wynikającej z czynnika ludzkiego.
Praca w uporządkowanym środowisku staje się łatwiejsza dla wszystkich na każdym szczeblu hierarchii w przedsiębiorstwie. Według AutomatedDreams pracownicy oszczędzają nawet 240 godzin, a liderzy biznesu 360 godzin rocznie.
Zautomatyzowane procesy minimalizują błędy
Badania pokazują, że średni wskaźnik błędów w ręcznym wprowadzaniu danych wynosi około 1%. W małej organizacji może to oznaczać setki pomyłek miesięcznie. Poprawianie ich na bieżąco obniża ogólną wydajność.
Pracownicy muszą poświęcać dodatkowy czas na weryfikację. Ta sama praca jest wykonywana kilkukrotnie, żeby upewnić się, że wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie. Prowadzi to do spadku motywacji. Według Unmudl aż 90% pracowników umysłowych twierdzi, że automatyzacja poprawiła ich jakość pracy.
Systemy nie popełniają błędów podczas przepisywania danych, nie robią literówek i nie przestawiają przecinków w liczbach. Zapewniają spójność formatu. Przekazują informacje w przewidywalny sposób, ułatwiając pracę.
Automatyzacja procesów a oszczędności
Automatyzacja prowadzi do obniżenia kosztów operacyjnych. Firma może się rozwijać z obecnym zespołem. Nie ma konieczności zatrudniania nowych osób. Systemy gromadzą i analizują ogromną liczbę danych. To ułatwia pracę menedżerów, którzy mogą podejmować bardziej trafne decyzje biznesowe.
Błędy w danych adresowych, fakturach i zamówieniach prowadzą do opóźnień w dostarczaniu usług i produktów do klientów. PrimeRobotics ustaliło, że pojedynczy błąd w kompletacji zamówienia może zmniejszyć rentowność nawet o 13%. Powtarzające się pomyłki szkodzą reputacji firmy. Automatyzacja procesów chroni interesy przedsiębiorstwa.
Poprawa komunikacji w firmie
Automatyczne systemy komunikacji pozwalają na natychmiastowe przesyłanie wiadomości do odpowiednich osób lub grup. Zadania są przydzielane automatycznie, a pracownicy mogą w każdym momencie sprawdzić pliki referencyjne, deadline i dodatkowe informacje.
Każdy dział ma dostęp do tych samych, aktualnych, informacji. Bez pisania wielu e-maili o tej samej treści i wysyłania ich do zainteresowanych osób. Automatyczne zbieranie i analiza danych ułatwiają podejmowanie decyzji opartych na faktach.
Systemy automatyczne wykluczają pomyłki w adresach e-mail i przeoczenie ważnych odbiorców. Oznacza to mniej nieporozumień w organizacji. Komunikacja staje się szybsza.
Jakie procesy można zautomatyzować, żeby podnieść ich jakość?
Pracownicy zaangażowani w czynności niewykorzystujące ich kwalifikacji generują straty dla firmy. Ich potencjał jest niewykorzystany, a większość uwagi poświęcona czynnościom, którymi bez problemu mógłby zająć się komputer. Z czasem prowadzi to do zmęczenia i wypalenia specjalistów.
Aby temu zapobiec, poddaj powtarzalne procesy automatyzacji. Mogą to być:
- Ręczne wprowadzanie informacji do systemów, baz danych i arkuszy kalkulacyjnych.
- Tworzenie raportów okresowych z różnych źródeł danych.
- Ręczne wprowadzanie i weryfikacja danych z faktur.
- Archiwizacja, kategoryzacja i wyszukiwanie dokumentów.
- Odpowiadanie na standardowe pytania i prośby klientów.
- Zarządzanie zgłoszeniami.
- Zarządzanie lejkiem sprzedażowym.
- Przydzielanie zadań pracownikom.
- Automatyczne tworzenie kopii zapasowych.
- Zarządzanie dostępami użytkowników.
Dzięki automatyzacji tych zadań zyskasz więcej czasu na działania strategiczne. Zmniejszysz ryzyko błędów. Poprawisz wydajność swojego zespołu. Procesy będą działać szybciej bez nadmiernego obciążania pracowników zadaniami.
Czy automatyzacja ma wady?
Wdrożenie automatyzacji przynosi liczne korzyści, ale wraz z wprowadzaniem nowej technologii pojawiają się również wyzwania. Sprawdź, jak sobie z nimi poradzić.
Koszt inwestycji
Automatyzacja wymaga inwestycji w czas potrzebny na jej wdrożenie. Ponieważ zysk w dłuższej perspektywie jest bardzo wysoki, warto się jej podjąć.
Opór pracowników przed zmianą
Zmiany w organizacji budzą niepokój. Pracownicy obawiają się, że automatyzacja zagrozi ich stanowiskom. Aby im pomóc, zaprezentuj, jak sprawne procesy ułatwią im pracę.
Konieczność przeszkolenia zespołu
Nowe technologie nie są trudne w obsłudze, ale pracownicy mogą się martwić, że będą musieli spędzić godziny na ich opanowaniu. Żeby wszyscy czuli się komfortowo, przeprowadź proste szkolenie korzystania z narzędzi.
Technologie wspierające automatyzację procesów
Podczas automatyzacji procesów biznesowych wykorzystuje się najnowsze technologie. Istotną rolę odgrywają platformy no-code (np. Airtable i Make), w których można uporządkować procesy bez kodowania.
Sztuczna inteligencja analizuje dużą liczbę danych, a później na tej podstawie identyfikuje wzorce i podejmuje decyzje.
Integracje API umożliwiają bezproblemową komunikację między systemami. Dane są automatycznie przesyłane między narzędziami. Możliwa jest synchronizacja CRM z ERP.
Technologia OCR odczytuje danych z dokumentów papierowych lub PDF. Rozpoznaje faktury i importuje je do systemu księgowego.
Jak usprawnić procesy w firmie? Case study
Ręczne tworzenie umów o dzieło i rachunków do nich zajmowało firmie 4 godziny miesięcznie. Proces był czasochłonny i podatny na błędy. Po wdrożeniu automatyzacji zespół zyskał czas na działania strategiczne.
W ramach projektu zastosowano Airtable, Make.com i Google Drive. Wprowadzenie rekordu w Airtable uruchamia generowanie dokumentów w Google Docs, ich eksport do PDF i organizację plików w Google Drive. Cały proces działa w tle. Użytkownik musi go tylko rozpocząć.
Czas tworzenia dokumentów spadł z 4 godzin do 10 minut miesięcznie. Roczna oszczędność wynosi 46 godzin. Wdrożenie automatyzacji zajęło zaledwie 5 godzin. To przełożyło się na imponujący zysk z inwestycji na poziomie 820%.
Automatyzacja wyeliminowała błędy i poprawiła organizację dokumentów. Nie ma ryzyka, że pracownicy będą musieli ich szukać na dysku.
Jak sprawdzić, które procesy warto zautomatyzować w Twojej firmie?
Najlepiej jest automatyzować powtarzalne procesy, które są zawsze wykonywane w ten sam sposób. Ich monotonia sprawia, że pracownicy tracą czujność i popełniają błędy. Do podjęcia decyzji, co warto usprawnić za pomocą nowych technologii, można wykorzystać ROI.
Return on Investment, czyli zwrot z inwestycji w automatyzację pomaga wyliczyć, czy inwestycja będzie opłacalna finansowo.
Formuła wygląda tak:
ROI = (Zysk z inwestycji – Koszt inwestycji) / Koszt inwestycji × 100%
Przykład:
Raz na koniec miesiąca firma poświęca 4h na tworzenie umów. Automatyzacja procesu zajmuje 5h.
W jej wyniku czas wykonania zadania skróci się do 10 min miesięcznie. Firma oszczędzi 46h rocznie.
ROI : (46–5) / 5 * 100 = 820% (w skali roku)
Od zysku z inwestycji (na skutek oszczędności zasobów i zwiększonej wydajności przedsiębiorstwa) odejmuje się jej koszt. Żeby zmiany były opłacalne, ROI musi być dodatni.
Zastanawiasz się, które procesy warto usprawnić w Twojej firmie? Umów się na spotkanie ze specjalistą ds. automatyzacji.
Zapraszamy również do skorzystania z szerokiej gamy usług Jakości bez retuszu z Anną Farion. A co my mamy do zaoferowania? Ooo, lista jest długa i różnorodna: 👉 szkolenia, 👉 warsztaty, 👉 wsparcie w zakresie kontekstów jakości, 👉 Ogólnopolski Kongres Jakościowy 2025, 👉 „Nieretuszowane rozmowy”, 👉 artykuły, 👉 cykle publikacji, 👉 podcasty, 👉 konsulting, 👉 audyty, 👉 projekty interimowe… i wiele więcej! 💼 > https://jakoscbezretuszu.pl
Przykładowa oferta szkoleń i warsztatów:
✔️ Przygotowanie organizacji do sporządzenia raportu ESG zgodnie z wymaganiami dyrektywy CSRD i standardami raportowania ESRS
✔️ Implementacja wymagań dyrektywy CSRD i opracowanie raportu ESG wg ESRS
✔️ Europejskie Standardy Raportowania Zrównoważonego Rozwoju – ESRS. Opracowanie raportu ESG
✔️ Zarządzanie ryzykiem w organizacji zgodne z wytycznymi normy ISO 31000-2018
✔️ System Zarządzania Antykorupcyjnego – Audytor wewnętrzny
