Na codzień słowa “problem” i “wyzwanie” często padają w podobnych sytuacjach. Muszę jednak zauważyć, że te dwa pojęcia, mimo że na pierwszy rzut oka wydają się podobne, mają różne konotacje, które mogą wpływać na nasze podejście do rozwiązywania trudności.
Problem vs. Wyzwanie – Czym się różnią?
Problem zazwyczaj kojarzy się z czymś negatywnym, co w znaczący sposób utrudnia nam funkcjonowanie i trzeba to szybko naprawić. Myślimy o problemach jako o awariach, które zaburzają nasze działania, czy jako o przeszkodach, które musimy pokonać, by móc dalej pracować.
Wyzwanie, z drugiej strony, to coś, co pobudza nas do myślenia i działania. To coś, co może być trudne, ale daje nam szansę na rozwój, naukę i poprawę.
Przykład:
Problem: Maszyna produkcyjna ulega awarii, co powoduje zatrzymanie linii produkcyjnej.
Wyzwanie: Jak możemy poprawić niezawodność naszych maszyn, aby zapobiegać przyszłym awariom?
To, w jaki sposób patrzymy na trudności, wpływa na nasze emocje i działania. Postrzeganie sytuacji jako problemu może wywoływać stres, frustrację i szybkie, ale niekoniecznie skuteczne decyzje. Natomiast spojrzenie na to samo zagadnienie jako wyzwanie może zachęcać do kreatywności, współpracy i szukania trwałych rozwiązań.
Kultura ciągłego doskonalenia polega zatem na zmianie perspektywy. Ustalenie źródłowej przyczyny w sposób precyzyjny, oparty na przeprowadzonej analizie faktów i danych pozwala na kreatywne podejście do określenia działań korygujących i zapobiegawczych. Traktowanie problemów jako wyzwań zachęca do podejmowania eksperymentów i podejmowania prób ich rozwiązania. Oczywiście – nie zawsze udaje się to za pierwszym razem. Ale cykl PDCA jasno wskazuje nam kierunek działania. Dwa ostatnie kroki – Check i Act determinują w rozwiązywaniu problemów konsekwencję w działaniu – aż do wyeliminowania problemu w ogóle. W takiej kulturze pracownicy są bardziej skłonni do dzielenia się pomysłami, angażowania się w procesy innowacyjne i podejmowania inicjatyw.
Jak zawsze – w takim podejściu kluczową rolę odgrywają Liderzy Zmian poprzez zachęcanie do otwartości, wspieranie eksperymentów i uznawanie osiągnięć.
Różnica między problemem a wyzwaniem leży głównie w naszym podejściu i nastawieniu.
Zapoznaj się z QIPS – Quick Improvements in Problems Solving – Szybkie Usprawnienia w Rozwiązywaniu Problemów
12-etapowy Proces Transformacji do organizacji nastawionej na Ciągłe Doskonalenie
Każda organizacja, która nastawia się na długofalowy sukces, mierzy się z tym samym wyzwaniem: Jak zmotywować pracowników do działań w zakresie Ciągłego Doskonalenia?
Tutaj z pomocą przychodzi Edward Deming – ze swoim cyklem PDCA, który jako fundament Ciągłego Doskonalenia umożliwia tworzenie dowolnych rozwiązań, kształtujących zasady funkcjonowania organizacji w obszarze angażowania ludzi w ciągły i systematyczny rozwój organizacji.
Na bazie PDCA, kierując się zasadami Deminga opracowałem autorski system, który pozwala na podejmowanie krótkoterminowych działań, nie wymagających dużych nakładów czasu ani zasobów, ale przynoszących wymierne korzyści organizacji.
Działania realizowane w ramach QIPS:
- Nie wymagają dużych inwestycji finansowych – ich realizacja często wiąże się z minimalnymi lub żadnymi dodatkowymi kosztami
- Generują niskie ryzyko – prostota i przejrzystość tych działań minimalizują możliwość niepowodzenia
- Dają szybkie rezultaty – efekty są widoczne niemal natychmiast, co jest kluczowe dla motywacji zespołu
- Łatwo zyskują akceptację – proste do zrozumienia i implementacji, łatwo zdobywają poparcie zarówno wewnątrz zespołu, jak i wśród klientów wewnętrznych
- Są oparte na danych – każde działanie jest wspierane analizą, co zapewnia jego skuteczność i trafność
QIPS zapewnia ustrukturyzowane podejście składające się z 12 prostych kroków, opartych o cykl Deminga P-D-C-A, oferując uczestnikom systematyczną ścieżkę do sukcesu w działaniach optymalizacyjnych. Każdy krok ma na celu poprowadzenie zespołów Ciągłego Doskonalenia przez proces identyfikowania, analizowania i wdrażania projektów udoskonaleń procesów lub rozwiązywania problemów.
12-etapowy proces wprowadza iteracyjne eksperymenty na małą skalę, przyspieszając naukę i wspierając kulturę ciągłego doskonalenia w organizacji. Podkreśla znaczenie uczenia się na każdym kroku w celu wprowadzenia trwałych zmian.
Sekwencja 12 kroków nakierowana jest na maksymalne wykorzystanie kreatywności członków Zespołu pod przewodnictwem LIDERA ZMIAN, będącego animatorem podejmowanych działań.
QIPS promuje kulturę skupioną na pracy zespołowej, w której poszczególne osoby mają możliwość wniesienia swojego unikalnego spostrzeżenia i umiejętności, aby wspólnie realizować program doskonalenia organizacji.
Zidentyfikowane problemy są systematycznie organizowane w sekwencję projektów optymalizacyjnych, dzięki czemu każdy projekt odnosi się do konkretnych wyzwań w określonych ramach czasowych. To ustrukturyzowane podejście umożliwia zespołom ustalanie priorytetów i skuteczne rozwiązywanie kluczowych problemów.
Strategia szybkich wyników służy jako katalizator dynamiki, tworząc poczucie osiągnięcia i postępu na początku procesu optymalizacji. Zachęca zespoły do dalszego zaangażowania i zaangażowania w ciągłe doskonalenie.
QIPS polega na praktycznym wykorzystaniu różnych narzędzi poprawy jakości, takich jak diagramy procesów, diagramy Pareto-Lorenza, diagramy Ishikawy, RCA (Root Cause Analysis), listy kontrolne, KPI i inne. Narzędzia te odgrywają kluczową rolę w prowadzeniu zespołów przez proces optymalizacji.
QIPS kładzie nacisk na aktywne zaangażowanie pracowników w napędzanie transformacji kulturowej, zachęcanie do uczestnictwa i wzmacnianie poczucia odpowiedzialności w procesie optymalizacji.
QIPS to 12 kroków:
1. Poznaj Swój Problem: Zrozum źródło problemu i wyznacz kierunek działania.
2. Poznaj Swój Proces: Przeanalizuj swoje procesy i zidentyfikuj obszary do usprawnienia.
3. Co Chcesz Osiągnąć?: Określ cele i wyznacz ścieżkę do ich realizacji.
4. Mapa Procesu: Stwórz mapę swojego procesu, aby lepiej go zrozumieć.
5. Co Może Pójść Nie Tak?: Odkryj potencjalne problemy i przygotuj się na nie.
6. Corrective Actions and Preventive Actions: Działaj szybko i skutecznie w celu eliminacji problemów.
7. DAILY Data Management: Wykorzystaj dane do podejmowania trafnych decyzji.
8. Komunikacja – GŁUCHY TELEFON?: Popraw komunikację w firmie i unikaj błędów wynikających z niedoprecyzowanych informacji.
9. Ocena Wyników: Dokładnie oceniaj efekty swoich działań i ucz się na błędach.
10. Zdefiniuj Standardy – SOP: Stwórz standardy działania, które pomogą utrzymać wysoką jakość.
11. QUICK RESPONSE: Reaguj szybko na zmiany i wyzwania.
12. RE Play: Jeżeli jest taka potrzeba, wyciągnij wnioski i działaj ponownie.
QIPS oferuje indywidualne warsztaty, których celem jest przekształcenie uczestników w LIDERÓW ZMIAN. Warsztaty skupiają się na szkoleniu praktycznym i rozwoju nastawienia na jakość dostosowanego do konkretnych potrzeb i wyzwań organizacji.
Warsztaty QIPS to intensywny 2-dniowy program szkoleniowy, którego celem jest zanurzenie uczestników w praktycznym zastosowaniu działań optymalizacyjnych. Przedkłada praktyczne doświadczenie nad koncepcje teoretyczne, wyposażając zespoły w praktyczne umiejętności.
Intensywne warsztaty koncentrują się na rozwoju umiejętności, zapewniając uczestnikom narzędzia i wiedzę niezbędną do prowadzenia skutecznych projektów optymalizacyjnych w swoich organizacjach. Szczegółowe informacje oraz dostępne terminy – na stronie https://jakoscbezretuszu.pl/qips
