Czym jest zmiana?
Mimo, że żyjemy w dynamicznej zmiennej rzeczywistości, rzadko kiedy zastanawiamy się nad tym czym jest zmiana, jaka jest jej istota.
Słysząc słowo „zmiana” najczęściej nie myślimy, tylko reagujemy w sposób, który mamy zakodowany w naszej osobowości zmodyfikowany często naszymi doświadczeniami. Jedni z nas słysząc zmiana czują obawę, strach i natychmiast uruchamiają się w nich mechanizmy oporu. Inni, na hasło zmiana reagują pozytywnym oczekiwaniem, ekscytacją, chęcią działania.
Dotyczy to zarówno zmian w życiu osobistym, jak i tych, w których uczestniczymy w życiu zawodowym, w organizacjach, w których pracujemy. Każdy z nas ma za sobą wiele zmian, a zatem i wiele doświadczeń. Ci, którzy mieli szczęście brać udział we właściwe procesowanych zmianach będą raczej w tej drugiej grupie. Kiedy ich pytamy czym jest zmiana odpowiedzą zmiana jest kreatywnym modelowaniem teraźniejszości, jest aktywnym wpływaniem na przyszłość, kształtowaniem przeszłości, jest zamianą zagrożenia w szanse. Będą oczywiście przeciwne odpowiedzi tych, którzy nie mieli szczęścia i brali udział w źle procesowanych zmianach. Ci powiedzą z pewnością zmiana to zaburzenie porządku, to chaos i niepotrzebne perturbacje, to zagrożenie utratą statusu, pozycji, to konieczność budowania od nowa, itp.
Bez względu na to, w której z ww. grup jesteśmy, warto uświadomić sobie, że zmiana zawsze jest przejściem od danego stanu do innego stanu. Zmiana zawsze ma swoją przyczynę, ale też powinna mieć wyznaczony cel. Jest wynikiem naszej świadomej decyzji lub jest odpowiedzią na czynniki od nas niezależne, które ją uruchamiają. Może być wynikiem naszego działania lub zaniechania działania.
Bez względu na to, w jakiej branży działasz, Twoja organizacja prawdopodobnie przechodzi jakąś zmianę — czy to zmianę przywództwa, zmianę strategii, czy też zmianę w ofercie wyrobów.
A kiedy nastąpi zmiana, zarządzanie nią może być trudne. I tu pojawia się potrzeba skutecznego i efektywnego zarządzania procesem zmiany. W sytuacji tego przejścia „od starego do nowego” pomocne są standardy ISO. Normy ISO zawierają wymagania lub wskazówki dotyczące zarządzania zmianą, które wdrożone w organizacji, w systemie zarządzania, pomagają je procesować i nimi zarządzać.
Wymagania.
Weźmy najbardziej popularny standard na świecie, czyli normę ISO 9001 Systemy zarządzania jakością. Norma odnosi się bezpośrednio do zmiany w pkt 6.3 Planowanie zmian i 8.5.6 Nadzór nad zmianami.
W pierwszym przypadku mamy wymagania dotyczące planowania i wdrażania zmian w systemie zarządzania jakością. Norma wymaga, aby każda zmiana w SZJ była zaplanowana wg następującego schematu: należy określić cel tej zmiany i jej potencjalne konsekwencje. Oznacza to, że organizacja musi mieć pełną świadomość co chce osiągną poprzez tę zmianę, ale też musi oszacować ryzyka i szanse związane z tą zmianą (czyli jej potencjalne konsekwencje).
W ten sposób określi jakie obszary organizacji zostaną objęte zmianą, a tym samym jakie zasoby będą potrzebne do wprowadzenia zmiany, jakie osoby muszą być zaangażowane we wdrożenie zmian, jakie muszą mieć uprawnienia i obowiązki w trakcie procesowania zmian i po ich zakończeniu.
Ocena ryzyka i szans związanych z daną zmianą pozwoli zaplanować działania mające na celu zminimalizowanie ryzyka i zwiększenie szans. W ten sposób uda się ustalić harmonogram wdrożenia zmian z uwzględnieniem zagrożeń, w tym zapobiec dezintegracji SZJ w trakcie zmiany i po jej wprowadzeniu. Tym samym harmonogram zmian będzie musiał zawierać elementy oceny skuteczności działań w poszczególnych etapach wdrażania zmian i reagowania na wyniki tej oceny na bieżąco.
Ponieważ jest to zmiana w systemie zarządzania jakością, zwykle dotyczyła zmian w procesach, wyrobach, usługach, działaniach itd. lub będzie zmieniała kilka elementów jednocześnie.
Czy zatem pkt 6.3 różni się od pkt 8.5.6 i po co w tej normie dwa odrębne punkty dotyczące zmiany?
Zauważmy, że pkt 8.5.6 jest częścią klauzuli 8, czyli Działania operacyjne, a dokładnie 8.5 Produkcja i świadczenie usług. Podpunkty klauzuli 8 odnoszą się do najbardziej newralgicznego elementu naszego SZJ – do działań operacyjnych. To tam realizowane są główne procesy wytwarzania wyrobu lub świadczenia usług, czyli wdrażane są w życie wszystkie wcześniejsze plany. To jest najbardziej dynamiczna część naszego systemu, dlatego tu mamy największe ryzyko niezamierzonych zmian lub takich, które musimy wprowadzić, choć wcześniej nie były zaplanowane. Zatem tu nadzór nad zmianami staje się kluczowym elementem nadzoru nad produkcją czy realizacją usług. Punkt 8.5.6 ułatwia zagwarantować, że wyrób czy usługa, mimo zmian zachodzących w trakcie realizacji procesów, spełnia wymagania i są zgodne z wymaganiami klienta.
Oczywiście nie tylko norma jakościowa wspiera zarządzanie zmianą. Przejdźmy do zarządzania środowiskowego.
Jeśli zajrzymy do normy ISO 14001, do pkt 6.1.2 Aspekty środowiskowe, znajdziemy tam zapis, który zobowiązuje nas do wzięcia pod uwagę zmian, w tym planowanych lub nowych przedsięwzięć oraz nowych lub zmodyfikowanych działań, wyrobów, usług podczas identyfikowania aspektów środowiskowych i wpływów oraz planowania działań do aspektów znaczących. Oznacza to, że również zarządzając naszym wpływem na środowisko, jesteśmy zobowiązani wziąć pod uwagę i nadzorować w jaki sposób zmiany w naszych działaniach, procesach, wyrobach czy usługach oddziałują na środowisko. Musimy jako organizacja mieć świadomość, że wraz ze zmianami operacyjnymi czy zmianami w wyrobach, zmianie ulegają także aspekty środowiskowe i wpływy. Stąd dalej w pkt 8.1 norma ISO 14001 zobowiązuje nas do nadzorowania zaplanowanych zmiany oraz do przeglądu następstw niezamierzonych zmian, a następnie do reagowania na nie, w celu złagodzenia wszelkich niekorzystnych skutków tych zmian na środowisko.
A co z System Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy?
W przypadku SZ BHP i normy ISO 45001 również mamy wymagania dotyczące zarządzania zmianą. Są one zawarte w pkt 8.1.3 Zarządzanie zmianą, który wskazuje na konieczność wprowadzenia w organizacji procesu lub nawet procesów, nadzorowania planowanych, tymczasowych i nieplanowanych zmian, które będą miały wpływ na SZ BHP. Norma wskazuje na kluczowe obszary, którymi należy objąć zarządzanie zmianą. Należą do nich m.in. nowe wyroby, usługi i procesy lub zmiany w istniejących wyrobach, usługach procesach. W tym przypadku konieczne jest wzięcie pod uwagę zmian takich jak: zmiana lokalizacji miejsca pracy, zmiany w organizacji pracy, parku maszynowego, sprzętu, wyposażenia, rotację pracowników.
IATF 16949 i zarządzanie zmianami.
W wymaganiach branży motoryzacyjnej bierze się pod uwagę przede wszystkim zmiany, które mają wpływ na bezpieczeństwo wyrobu, ponieważ to nikt inny jak my wszyscy jesteśmy użytkownikami samochodów. W punkcie 4.4.1.2 pt. “Bezpieczeństwo wyrobu” przeczytamy, że organizacja musi posiadać udokumentowane procesy zarządzania wyrobami i procesami wytwarzania, związanymi z bezpieczeństwem wyrobu, które muszą zawierać m.in.: zatwierdzenia zmian w wyrobie lub procesie przed ich wprowadzeniem, włączając ocenę potencjalnych skutków wpływających na bezpieczeństwo wyrobu, wynikających z tych zmian (patrz ISO 9001, rozdział 8.3.6). W normie istotnym punktem jest również rozwój kompetencji pozwalający na utrzymywanie poziomu wiedzy dotyczącej odpowiednich wymagań, bazując na zmianach wewnętrznych (np. technologia procesu i wyrobu) i zmianach zewnętrznych (np. ISO 9001, IATF 16949, kluczowe metody jakości [core tools] i wymagania specyficzne klienta).
Odrębną grupę stanowią zmiany w wymaganiach prawnych, regulacyjnych, wymaganiach stron zainteresowanych, zmiany w wiedzy czy zmiany wynikające z rozwoju technologii.
Tu również organizacja musi nadzorować i oceniać skutki zmian pod kątem poprawy warunków pracy i funkcjonowania pracowników w organizacji oraz oczywiście podejmować działania w celu ograniczenia negatywnych skutków tych zmian.
Powyższy tekst jest przypomnieniem kluczowych wymagań dotyczących zarządzania zmianą w najbardziej popularnych standardach. Klucz do sukcesu leży oczywiście w realizacji tych wymagań w danej organizacji, czyli przywództwie, a przede wszystkim w zaangażowaniu ludzi w te zmiany. O tym jednak, jak radzić sobie ze zmianami w konkretnych przypadkach, o porażkach i sukcesach i wyciągniętych z nich wnioskach będziemy pisali w następnych artykułach, na które już dziś zapraszamy!
