Budowanie przewagi konkurencyjnej oraz podejście agile w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu geopolitycznym, powinno być aktualnie Gwiazdą Polarną dla wielu przedsiębiorstw. I co ciekawe by to osiągnąć, nie potrzeba jest mocno skomplikowanych narzędzi czy metod.
Czasem warto sięgnąć po sprawdzone standardy ISO 9001, a dokładnie 9004 punkt 7. ww. normy, mianowicie Zarządzanie procesami.
Pierwszy podrozdział, Postanowienia ogólne, stwierdza, że organizacja powinna dążyć do tego, aby jej procesy były skuteczne i efektywne. W tym celu powinna wdrożyć podejście procesowe, polegające na ustanowieniu procesów, ich wzajemnych powiązań, ograniczeń i zasobów. Zaleca się także ich regularne przeglądanie i doskonalenie. Procesy powinny być traktowane jako system, tzn. należy uwzględniać powiązania zachodzące między nimi.
Podrozdział drugi, pt. Planowanie procesów i sterowanie procesami, zaleca, aby procesy były planowane i sterowane tak, by były zgodne ze strategią organizacji oraz aby obejmowały działania zarządcze, działania w zakresie zapewnienia zasobów, realizacji wyrobu, monitorowania i przeglądów. W planowaniu i nadzorowaniu procesów powinno się brać pod uwagę szereg czynników, takich jak: analizy otoczenia organizacji, potrzeby i oczekiwania stron zainteresowanych, analizy ryzyka, wymagań przepisów prawnych itd.
W podrozdziale trzecim, pt. Odpowiedzialności i uprawnienia dotyczące procesów, zalecono wyznaczenie dla każdego procesu tzw. właściciela procesu – zespołu lub osoby, posiadającej odpowiednie uprawnienia i kompetencje do zarządzania nim. Ponadto odpowiedzialność i uprawnienia właścicieli procesów powinny być znane w całej organizacji.
Wśród kluczowych korzyści z wprowadzenia zarządzania procesowego wskazano:
– zmniejszenie kosztów i skrócenie czasów cyklu dzięki skutecznemu wykorzystaniu zasobów,
– poprawę wyników, ich spójności i możliwość przewidywania wyników,
– skoncentrowanie się na możliwościach doskonalenia i ustalenie ich priorytetów. Ponadto stwierdzono, że stosowanie tej zasady zwykle prowadzi do:
– systematycznego określania działań niezbędnych do uzyskania pożądanego wyniku,
– ustanowienia wyraźnych zakresów odpowiedzialności i rozliczania za zarządzanie kluczowymi działaniami,
– analizowania i pomiarów zdolności kluczowych działań,
– identyfikowania oddziaływań między kluczowymi działaniami i między różnymi funkcjami w organizacji,
– skoncentrowania się na czynnikach – takich jak zasoby, metody i materiały, które poprawią kluczowe działania organizacji,
– oceny ryzyka, konsekwencji i wpływów działań na klientów i inne zainteresowane strony
Tyle teoria.
Mając na uwadze wszystkie powyższe pryncypia warto je przełożyć na praktyczne zastosowanie.
Zatem drogi Właścicielu Procesu, jeżeli bierzesz udział w Problem Solving, a szczególnie, jako właściciel procesu, gdzie powstała niezgodność, zobowiązany jesteś m.in. do:
Podejmowania decyzji na podstawie faktów – zatem wszystkie działania, które zdefiniowałeś, a które mają przyczynić się do natychmiastowego naprawienia obecnej sytuacji oraz zapobieżeniu ponownemu wystąpieniu problemu, powinny być poparte głęboką analizą danych. Dobrej jakości dane, odpowiednio pogrupowane lub zapisy z Twoich procesów pozwolą Tobie na podjęcie właściwych kroków, a w krótkim czasie na ocenę ich skuteczności.
Podejścia procesowego – przyjrzyj się zatem jakie są wejścia do Twojego procesu, kto jest Dostawcą w Twoim procesie? Co otrzymujesz? W Jakiej formie? Czy jest to wystarczające by w bezpieczny sposób sterować własnym przepływem? A może to co otrzymujesz jest marnej wartości. Wykorzystaj zatem swoje uprawnienia. Powiedz STOP, zatrzymaj swój proces, jeżeli wejście do niego obarczone jest zbyt dużym ryzykiem.
Angażowania ludzi – zarówno ze swojego procesu, ale również Dostawców. Zdefiniuj dokładnie na czym Tobie zależy. Czego oczekujesz. Co chciałbyś by zostało poprawione i kto mógłby to poprawić. Przypisz odpowiedzialności oraz terminy by móc prowadzić nadzór nad postępami prac. Jeżeli coś nie idzie po Twojej myśli… buduj
Przywództwa – pokaż co w danej chwili jest dla Ciebie i organizacji ważne. Określ jasno kierunek – rozwiązanie problemu oraz zapobieżenie ponownemu jego wystąpieniu. Podkreśl cel oraz wartości, które ze sobą niesie. Motywuj również swoją zaangażowaną postawą. Pokaż kto tutaj rządzi i określi jaki jest kierunek tych oraz następnych kroków. Bądź inspiracją. Chwyć za ster.
