Jest taka chińska opowieść: “Pewnego dnia Uczeń zapytał mistrza: Mistrzu, jak długo trzeba czekać, żeby coś się zmieniło na lepsze? Mistrz zamyślił się … i odparł: Jeżeli chcesz tylko czekać – to długo.”
To prawda, jeżeli czekamy – nic samo się nie zmieni.
Mogą zmieniać się okoliczności, praca, ludzie, ale wciąż nie mamy tego, na czym nam najbardziej zależy, stale czegoś nam brakuje.
Czasem możemy odnieść wrażenie, że jesteśmy zamknięci w czymś na kształt kółka chomika, gdzie cały czas się kręcimy w koło. Ale jeśli dostrzeżemy te szanse tkwiące w zmianie, to biorąc sprawy w swoje ręce możemy się wyrwać z tego kołowrotka.
Nie znaczy to, żeby być superbohaterem, który jest niezastąpiony w organizacji, który jest w stanie sam zmienić wszystko, a raczej chodzi o działanie zespołowe, oparte na procesach. Nawet Michael Jordan miał swojego Dennisa Rodmana i Scottiego Pippena!
Dlaczego w pojedynkę niewiele osiągniemy?
Zmiana jest nieodzownym elementem życia i pracy. Proste zmiany jak np. lista zakupów może być dokonana w pojedynkę, tylko pytanie – czy rodzina będzie zadowolona z nowych zakupów. I tutaj pojawia się potrzeba budowania zespołu i przeprowadzania zmian razem.
W każdym projekcie potrzebujemy sponsora, managera projektu, członków zespołu projektowego (specjalistów z różnych obszarów), kontrolera finansowego, weryfikatora skuteczności wdrożonych działań i wielu innych team playerów (w zależności od złożoności projektu). Na każdy projekt należy spojrzeć holistycznie, przeprowadzić analizę ryzyka (SWOT, FMEA, risk analysis), posiłkować się specjalistami z różnych dziedzin. Sami nie dostrzeżemy wszystkich zagrożeń dla realizacji projektu, a tym samym nie będziemy mieć odpowiedzi na potencjalne ryzyka, dlatego wtedy istnieje większe prawdopodobieństwo zwiększenia kosztów, wydłużenia czasu realizacji projektu lub totalnej klęski.
Aby dodatkowo zwiększyć szanse na sukces należy wybrać przywódcę, który udźwignie to zadanie. I choć jeszcze czasem można spotkać managera z poprzedniej epoki – tyrana, który wydaje rozkazy i je egzekwuje, to na szczęście jest to już coraz rzadszy widok, coraz częściej są to liderzy wykazujący się całą listą cech i umiejętności, które są niezbędne przy wprowadzaniu zmian. Taki nowoczesny lider to ktoś, kto potrafi nie tylko wyznaczyć wspólny kierunek działania, ale przede wszystkim zgrać wszystkich członków zespołu, biorąc pod uwagę unikalny potencjał każdego z nich. To osoba, której członkowie zespołu powiedzą: “Chcę ten proces przejść z Tobą”.
Dlaczego możemy mówić o zmianie jako procesie?
Proces to zespół działań przekształcających dane wejściowe w dane wyjściowe. Zaplanowana zmiana jest niczym innym jak dowiezieniem celu w wyniku odpowiednich działań gwarantujących spełnienie założeń projektowych.
Założenia projektowe są najczęściej wymaganiami klienta i/lub wymaganiami własnymi organizacji, które w wyniku zaplanowanych działań projektowych są realizowane skutecznie i efektywnie w jasno określonych ramach czasowych celem realizacji transformacji lub projektu.
W dynamicznym procesie zarządzania zmianą, możemy wyodrębnić różne etapy, gdzie każdy etap jest kluczowy dla skutecznego wprowadzenia zmiany. Dlatego też jest to proces, który wymaga ciągłego monitorowania i dostosowywania w celu zapewnienia, że wprowadzone zmiany są skuteczne i osiągają pożądane cele.
Jakie są najważniejsze etapy procesu zarządzania zmianą?
Zarządzania zmianą ma kilka kroków:
1. krok – określenie potrzeby zmiany – czyli co dokładnie i kiedy ma zostać zmienione, może to obejmować zarówno zmiany wewnętrzne, takie jak np. modyfikacje w procesach produkcyjnych, jak i zmiany zewnętrzne, takie jak nowe wymagania klientów, regulacje branżowe czy zmiany w rynku,
2. krok – analiza ryzyka zmiany – przeprowadzenie analizy ryzyka i szans potencjalnej potrzeby zmiany celem odpowiedniego zaplanowania lub zaprzestania zmiany, tak aby minimalizować potencjalne negatywne skutki zmiany na organizację,
3. krok – plan zmiany – zaplanowanie działań krok po kroku, aby osiągnąć założenia projektowe, wytypowanie tzw. kamieni milowych, które umożliwią weryfikację skuteczności zmiany w trakcie realizacji projektu, zdefiniowanie wskaźników projektowych, komunikacja projektu do zespołu, na który projekt będzie miał wpływ,
4. krok – aktywne działania projektowe – przeprowadzenie aktywności projektowej przez członków zespołu, działania te mogą obejmować projektowanie nowych procesów, wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań technologicznych, restrukturyzację działów, szkolenie pracowników czy zmiany w strategii biznesowej; kluczowym elementem jest także weryfikacja skuteczności działań oraz przeprowadzanie regularnych przeglądów, aby zapewnić, że zmiany są wprowadzane w sposób efektywny i zgodny z celami organizacji,
5. krok – ocena wdrożonego projektu – ocena DVP, ocena finansowa, techniczna, proces komunikacji z klientem (np. PPAP), pozwala na wyciągnięcie wniosków, jakie zmiany należy wprowadzić w przyszłości i jakie kierunki rozwoju wyznaczyć, pozwala również na sprawdzenie skuteczności działań projektowych i na ewentualne wprowadzenie korekt w strategii organizacji,
6. krok – akceptacja zmiany – ocena skuteczności wdrożenia przez sponsora projektu i zespół projektowy na podstawie obiektywnych wyników skuteczności, w celu skutecznej oceny zmiany warto opracować odpowiednie wskaźniki i mierniki, które pozwolą na dokładne zbadanie jej wpływu na procesy i cele organizacji; warto zwrócić uwagę, że niektóre zmiany mogą wymagać dłuższego okresu obserwacji, aby można było dokładnie oszacować ich skuteczność, a akceptacja zmiany może wymagać wprowadzenia dodatkowych działań korygujących lub ulepszających w celu dalszej optymalizacji procesów i celów organizacji,
7. krok – celebrowanie sukcesu przez zespół projektowy, powinno obejmować uznanie dla osób zaangażowanych w proces zmiany (powinno być prowadzone w sposób transparentny i zrozumiały dla wszystkich pracowników) oraz uznania dla nowych działań i procesów wdrożonych w organizacji, a także budowa tzw. lessons learned.
Co jest potrzebne, aby odnieść sukces zarządzając zmianą?
Efektywne zarządzanie zmianą wymaga uwzględnienia kilku kluczowych czynników sukcesu, które są niezbędne do jego osiągnięcia w procesie zarządzania zmianą.
Poniższe czynniki są konieczne, choć nie są jedynymi, które są wymagane:
– dobrze dobrany zespół, z liderem, który daje przykład, wspiera i motywuje pracowników do akceptacji i uczestnictwa w procesie zmiany,
– rozsądny i osiągalny plan, zawierający cele, strategie, harmonogram, alokację zasobów, odpowiedzialności i sposób monitorowania postępów,
– zaangażowanie zespołu, który jest poinformowany o celach zmiany, włączony w proces zmiany oraz odpowiednio przygotowany do jej wprowadzenia,
– efektywna komunikacja, gdyż brak jasnych informacji, nieprecyzyjne przekazy czy zaniechanie komunikacji z pracownikami może prowadzić do dezinformacji, plotek czy niezrozumienia celów i korzyści wynikających z zmiany,
– transparentność na wszystkich poziomach organizacji,
– terminowość realizacji działań, która jest ważna m.in. z punktu widzenia zaangażowania pracowników i budowania zaufania w proces zmian,
– podejmowanie decyzji projektowych na podstawie faktów, co pozwala na minimalizację ryzyka podejmowania niewłaściwych decyzji, co może prowadzić do niepożądanych skutków, takich jak przekroczenie budżetu, opóźnienia w projekcie lub niezadowolenie klienta. .
Aby proces zmiany przebiegł sprawnie i skutecznie, to oprócz powyższych punktów należy pamiętać, że tylko “Together everyone achieves more”.
