Udokumentowane informacje były pomocne już w czasach prehistorycznych, gdzie człowiek pierw dokumentował swoje poczynania na ścianach jaskiń. Z biegiem czasu wymyślone zostało pismo obrazkowe i następnie łatwiejsze od niego pismo alfabetyczne. Końcem drugiej połowy XIX pojawił się pierwszy komputer, który dał początek cyfryzacji.
Wraz z wdrożeniem systemu zarządzania i podejścia systemowego należało pamiętać o nierozłącznej dokumentacji systemowa. Nie tylko system zarządzania obliguje przedsiębiorstwa do tworzenia zapisów, nadzoru nad nimi oraz ich archiwizacji są to również inne wymagania prawne czy normatywne. W ramach samego systemu zarządzania, a dokładniej zgodnego z wymaganiami PN:EN ISO 9001:2015 istnieje wiele miejsc, gdzie organizacja musi posiadać dowody na zgodność z tymi wymaganiami w formie udokumentowanych informacji, np.:
- 4.3 Ustalenie zakresu systemu zarządzania jakością
- 5.2 Ustanowienie polityki jakości
- 6.2 Cele jakościowe i planowanie ich osiągnięcia
- 7.1.5 Zasoby do monitorowania i pomiarów
- 7.2 Kompetencje
- 7.5 Udokumentowane informacje
- 8.3.2 Planowanie projektowania i rozwoju
Punkt 7.5 w szczególności poświęcony jest udokumentowanym informacjom i formom ich zapisu, i nadzoru. Niezależnie od przedsiębiorstwa dane te mogą być przechowywane w postaci papierowej lub elektronicznej.
Organizacje, które korzystają z dokumentacji w formie papierowej, mogą przystąpić do procesu digitalizacji danych, czyli procesu przekształcania informacji zapisanej w formie analogowej na format cyfrowy. W efekcie zawarte w nich informacje stają się nie tylko łatwo dostępne, ale również bezpieczne.
W ramach wystąpienia zaprezentowane zostały trzy scenariusze digitalizacji:
- Wariant I – małe przedsiębiorstwo, w ramach którego funkcjonuje kilka osób. Organizacja nie ma możliwości zastosowania dedykowanych rozwiązań, gdyż korzyści z wdrożenia dedykowanego systemu, są mniejsze niż możliwe do poniesienia koszty. W przypadku tej firmy jest możliwość tworzenia zapisów na komputerze. Opracowywania dokumentacji systemowej – jeśli dotyczy tych procesów i następnie dystrybuowania tej dokumentacji. Jeśli wymagane będą podpisy, udokumentowane zapoznanie z dokumentem, wtedy konieczne jest wprowadzenie list papierowych.
- Wariant II – dotyczy przedsiębiorstwa, w którym istnieje możliwość zastosowania wewnętrznego intranetu w najprostszej wersji pod kątem możliwości udostępniania dokumentacji systemowej. Może być to również zastosowany dysk sieciowy. Działanie to pozwoli na zgromadzenie danych w jednym miejscu oraz aktualizacji z jednego poziomu, bez konieczności szukania dokumentacji systemowej w formie papierowe. W tym przypadku również wymaganie jest potwierdzenie zapoznania w formie pisemnej.
- Wariant III – przedstawia połączenie digitalizacji i cyfryzacji danych. Przedsiębiorstwo ma możliwość przedstawienia danych / dokumentacji w dedykowanych systemach / czy w gotowych aplikacjach. Oprócz możliwość dystrybucji dokumentacji, można w dedykowanym systemie utworzyć cały proces związany z tworzeniem dokumentu, jego opiniowaniem, zatwierdzaniem zmian, czy okresową weryfikacją. Innym procesem, który możemy przenieść do dedykowanego systemu jest np. realizacja audytów wewnętrznych, gdzie dowody i udokumentowana informacja dotyczące zarządzania audytami w organizacji od procesu tworzenia programu audytów do momentu uzyskania raportu z audytu, zostanie przeniesiony do systemu. Przykładem takiego działania może być zastosowanie dedykowanej aplikacji. Na rynku istnieją dedykowane produkty, które mają określone szablony, np. aplikacje dotyczące zarządzania szkoleniami lub jeśli posiadamy odpowiednie zasoby istnieje możliwość stworzenia dedykowanych rozwiązań pod daną organizację. Dedykowany system, do którego ma dostęp każdy pracownik i loguje się swoim indywidualnym ID może spowodować możliwość wycofania zatwierdzeń / podpisów na wersji papierowej.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwoli na:
- zapewnienie bezpieczeństwa danych;
- łatwiejsze i efektywniejsze zarządzanie zmian;
- ułatwienie dostępu do danych;
- standaryzację dokumentacji;
- oraz usprawnienie procesów.
Należy również zwrócić uwagę, że niewłaściwie prowadzone działania w zakresie digitalizacji i cyfryzacji danych, mogą wpłynąć na wysokie koszty wdrożenia. Konieczne będzie wprowadzenie dodatkowej ochrony danych. Ponadto, poprzez brak standaryzacji backupów i zarządzania nimi, realizacja tego projektu może być nieefektywna oraz niebezpieczna. Istotnym elementem jest również odpowiednie zaangażowanie pracowników i zachęcenie ich do realizacji tych działań. Kluczem do sukcesu przy realizacji takiego projektu jest odpowiednie podejście systemowe. Poprzez zaplanowanie działań i rozdzielenie prac wśród osób odpowiedzialnych za realizację projektu, organizacja może w szybki i efektywny sposób przeprowadzić digitalizację danych z uzyskaniem wcześniej wspomnianych korzyści.
