W wielu organizacjach przegląd zarządzania wciąż jest traktowany jako formalność – spotkanie „do odhaczenia” raz w roku, często prowadzone tylko dlatego, że wymaga tego norma ISO 9001 czy IATF 16949. Tymczasem w dojrzałych firmach jest to jedno z najważniejszych narzędzi strategicznych, pozwalające ocenić skuteczność procesów, przygotować organizację na zmiany, a przede wszystkim – świadomie nią zarządzać.
Podczas prowadzonych przeze mnie warsztatów „Przegląd zarządzania – skuteczne narzędzie doskonalenia organizacji”, uczestnicy odkrywają, że przegląd zarządzania nie musi być nudnym obowiązkiem, ale może stać się realnym impulsem do zmian, doskonalenia i mądrzejszego podejmowania decyzji. Kluczem jest odpowiednie przygotowanie się, zrozumienie wymagań norm oraz umiejętność pracy z danymi.
Dlaczego przegląd zarządzania jest tak ważny?
Normy ISO – zarówno ISO 9001, jak i bardziej wymagający IATF 16949 – jasno określają, co musi znaleźć się w przeglądzie zarządzania. Ale sama zgodność z normą to dopiero początek. Przegląd zarządzania to moment, w którym organizacja może zadać sobie kluczowe pytania:
- Czy nasze procesy działają tak, jak powinny?
- Czy cele i wskaźniki oddają rzeczywistość?
- Jakie ryzyka rosną, a jakie szanse możemy wykorzystać?
- Jakie zmiany pojawiły się w otoczeniu organizacji i jak powinniśmy na nie reagować?
- Czy potrzebujemy nowych kompetencji, zasobów, metod zarządzania?
Dobrze przeprowadzony przegląd zarządzania daje odpowiedź na każde z tych pytań.
Wymagania norm ISO – co naprawdę liczy się w praktyce?
Podczas warsztatów wyjaśniam różnice pomiędzy ISO 9001 a IATF 16949 – szczególnie w zakresie:
- obowiązkowych danych wejściowych,
- zakresu omawianych tematów,
- sposobu dokumentowania wyników,
- szczegółowości analiz.
Uczestnicy uczą się, jak przygotować dowody spełnienia wymagań, aby audytor nie miał wątpliwości, a organizacja miała solidną podstawę do podejmowania decyzji.
Jak zebrać właściwe dane wejściowe?
Jednym z największych wyzwań w przeglądzie zarządzania jest przygotowanie spójnego pakietu danych wejściowych. Dlatego w trakcie zajęć ćwiczymy m.in.:
- analizę wyników audytów,
- ocenę realizacji KPI,
- analizę reklamacji, skarg i opinii klientów,
- przegląd wyników monitorowania procesów i zgodności,
- analizę ryzyk i szans,
- identyfikację zmian prawnych, strategicznych i operacyjnych.
Uczestnicy uczą się, jak selekcjonować dane, by nie zalały organizacji informacją, ale wspierały podejmowanie decyzji.
Przebieg przeglądu – jak prowadzić spotkanie, by miało sens?
Przegląd zarządzania nie powinien być odprawą operacyjną ani raportowaniem wszystkiego, co wydarzyło się w roku. Dlatego pokazuję m.in.:
- jak prowadzić merytoryczną dyskusję,
- jak unikać dygresji i „gaszenia pożarów”,
- jak prezentować dane wizualnie, by były zrozumiałe,
- jaką rolę powinni pełnić lider i uczestnicy,
- jak zadawać pytania, które prowadzą do wniosków, a nie do wymówek.
To jedna z najcenniejszych kompetencji, którą uczestnicy zabierają po szkoleniu.
Dane wyjściowe – czyli co musi powstać po przeglądzie
Jednym z głównych celów przeglądu jest generowanie konkretnych rezultatów. Podczas warsztatów wypracowujemy:
- decyzje dotyczące zmian w systemie zarządzania,
- aktualizację polityki i celów,
- wskazania kierunków doskonalenia procesów,
- potrzeby szkoleniowe i kompetencyjne,
- ocenę skuteczności dotychczasowych działań,
- plan działań po przeglądzie – z odpowiedzialnościami i terminami.
Wiele organizacji popełnia błąd, kończąc przegląd na protokole. My idziemy krok dalej.
Jak dokumentować przegląd zarządzania – praktyczne szablony
Uczestnicy otrzymują gotowe dokumenty, które mogą wykorzystać od razu:
- wzorcową agendę,
- przykładowy raport z przeglądu,
- checklisty,
- wzory decyzji i planów działań.
Na warsztatach analizujemy również przykłady zapisów zgodnych i niezgodnych, aby pokazać, czego unikać.
Lessons Learned – jak sprawić, by przegląd zarządzania stale się rozwijał?
Skuteczny przegląd zarządzania nie kończy się po wyłączeniu światła w sali spotkań. Pokazuję, jak:
- oceniać jego skuteczność,
- w jakim stopniu spełniamy wymagania naszego systemu zarządzania (ADEKWATNOŚĆ)?
- w jakim stopniu utrzymujemy wyniki (STOSOWNOŚĆ)?
- skutecznie reagujemy na zmienność (SKUTECZNOŚĆ) ?
- budować kulturę organizacyjną opartą na wnioskach, a nie na formalnościach.
To właśnie ten element najczęściej zmienia sposób myślenia uczestników o systemach zarządzania.
Dlaczego te warsztaty są inne niż standardowe szkolenie?
Bo nie uczę teorii dla teorii. Przez 8 godzin:
- pracujemy na realnych przypadkach,
- analizujemy dane,
- projektujemy raport,
- tworzymy plan przeglądu dla przykładowej organizacji,
- prowadzimy mini-symulację spotkania.
Uczestnicy wychodzą z gotowymi materiałami, wiedzą i umiejętnościami, które mogą wdrożyć natychmiast.
Dla kogo są te warsztaty?
Dla każdego, kto ma wpływ na system zarządzania:
- menedżerów,
- właścicieli procesów,
- pełnomocników i koordynatorów,
- specjalistów jakości, BHP i środowiska,
- audytorów wewnętrznych,
- członków zespołów doskonalenia.
Co otrzymują uczestnicy?
- gotowe wzory i szablony (PDF),
- certyfikat ukończenia szkolenia (PDF),
- narzędzia, które pozwalają przeprowadzić przegląd zarządzania od A do Z,
- wiedzę i praktykę, którą mogą wykorzystać od następnego dnia.
Przegląd zarządzania jest strategicznym narzędziem dla najwyższego kierownictwa pozwalającym ocenić bieżące wyniki, podjąć adekwatne działania SZJ czyli ORGANIZACJI rozumianą jako SUMĘ PROCESÓW oraz reagować na potrzebę doskonalenia i zmian.
Zapraszam na warsztaty ze mną https://jakoscbezretuszu.pl/produkt/przeglad-zarzadzania-skuteczne-narzedzie-doskonalenia-organizacji/
Anna Farion
#Adekwatność #Stosowność #Skuteczność #Efektywność #PrzeglądZarządzania #SumaProcesów #SystemZarządzania #LessonsLearned #KPI #WskaźnikiEfektywnośći
