W świecie, w którym technologia, sztuczna inteligencja i algorytmy mają wspierać decyzje zarządcze, zaskakujące może być to, że inspiracji do lepszego zarządzania można szukać… w lesie. A dokładniej — w grzybni. Choć nie ma ona oczu, rąk, a nawet mózgu, potrafi działać z niezwykłą precyzją, optymalizując swoje procesy lepiej niż niejeden zespół projektowy. Co więcej, badania pokazują, że grzyby potrafią planować, gospodarować energią i osiągać cele w sposób godny podziwu. To nie metafora — to nauka.
Czyżby zasady zarządzania wynikające z aktualnie stosowanych standardów wynikały ze zmian ewolucyjnych? Skoro grzyby potrafią instynktownie zastosować to, czego w firmach uczymy się cały czas, warto znaleźć powiązania i wykorzystać je w zarządzaniu.
Opisane w normie ISO 9000 w punkcie 2.4 zasady tworzenia QMS jako istotny element wskazują, że „w celu adaptacji do zmieniającego się kontekstu w każdej (…) organizacji niezbędna jest zdolność do zmian”. Strategia rozwoju, realizacja poszczególnych działań, dążenie do osiągnięcia celów związanych z istnieniem firmy muszą uwzględniać dynamikę zmian w otoczeniu. I nie może to dotyczyć wyłącznie preferencji klientów firmy, każda zmiana w otoczeniu biznesowym wymaga co najmniej rozważenia.
Oto trzy rzeczy, których menedżer może nauczyć się od pleśni i grzybni:
- Efektywne zarządzanie zasobami i energią
Grzybnia, czyli sieć rozgałęzionych strzępek grzyba, rozrasta się tylko wtedy, gdy ma ku temu uzasadniony cel. Nie traci energii na przypadkowe działania. Jeśli napotyka na przeszkodę, nie próbuje jej forsować na siłę, lecz szuka najbardziej energooszczędnej ścieżki do zasobów — wody, minerałów, pożywienia.
W świecie biznesu ta strategia powinna być znana każdemu menedżerowi: nie chodzi o to, by działać „więcej”, lecz „mądrzej”. Grzybnia pokazuje, że selektywność, obserwacja środowiska i adaptacja do zmian są kluczowe. Pracując z ograniczonymi zasobami — czasem, budżetem, zespołem — warto zadawać sobie pytanie: czy to, co robimy, rzeczywiście przybliża nas do celu?
A jeszcze ważniejszym pytaniem będzie: czy oszczędności związane z wykorzystaniem zasobów faktycznie przynoszą efekty bez szkody dla realizacji celów firmy?
Idealnym przykładem może być historia pewnej firmy z branży chemicznej. W ramach oszczędności wprowadzono tańszą substancję będącą składnikiem produkowanych wyrobów. Testy jakościowe potwierdziły, że możliwe jest wykonanie wyrobów spełniających wymagane normy, jednak pojawiło się kilka problemów:
- Wyroby spełniały normy, jednak blisko wymaganej granicy akceptowalności. Związku z tym konieczne były częstsze niż dotychczas kontrole i korekty w przypadku nieakceptowalnych wyników;
- Wykonanie tej samej ilości wyrobów wymagało co najmniej dwukrotnie dłuższego procesu obróbki. To powodowało zwiększenie energochłonności procesu.
Taka sytuacja pokazuje, że jeśli przy planowania oszczędności i optymalizacji tracimy podstawowy cel istnienia, to krótkotrwałe ograniczenie kosztów może docelowo negatywnie wpłynąć na długoterminowe, cykliczne wydatki. I trudno później wrócić do wcześniejszych rozwiązań.
Dlatego, wzorem grzybów, warto analizować zarówno krótko- jak i długoterminowe korzyści związane ze zmianami.
- Optymalizacja logistyki
W badaniach wykazano, że grzybnia potrafi rozplanować swoją strukturę w taki sposób, by zużywać jak najmniej energii, a jednocześnie mieć dostęp do maksymalnej liczby źródeł pokarmu. Jej sieci przypominają efektywne systemy logistyczne — coś, nad czym zespoły inżynierów i analityków pracują miesiącami.
Wnioski dla organizacji? Warto dążyć do prostoty w strukturach i procesach. Zbyt skomplikowane ścieżki decyzyjne, nadmiar procedur i zbędne połączenia między działami mogą prowadzić do strat — nie tylko czasowych, ale i energetycznych. Tak jak grzybnia buduje swoje „autostrady” do pokarmu, tak organizacja powinna stale upraszczać przepływ informacji, skracać drogę od decyzji do działania i eliminować wąskie gardła.
Żeby je wyeliminować najpierw trzeba te wąskie gardła wskazać. A to w działającej firmie nie jest proste. Niestety, w przeciwieństwie do grzybów, ludzie mają tendencję do komplikowania rozwiązań. Jednak warto w ramach doskonalenia wprowadzać ewolucję systemu przepływów zasobów i informacji. Skoro tym najczęściej liczonym zasobem są finanse, warto zadawać sobie proste pytania:
- Ile kosztuje oczekiwanie na decyzję? Jakie straty może powodować?
- Ile kosztuje oczekiwanie na surowiec/ część zamienną/ specjalistę?
- Ile kosztuje „pusty przebieg” na terenie firmy lub na zewnątrz?
I wtedy zobaczymy, że nic nie jest za darmo. Bo czekanie na decyzje to brak działania. Czekanie na surowiec lub inny komponent to nieproduktywna przerwa w procesie. Praca na niesprawnym urządzeniu lub brak wymaganej ekspertyzy to ryzyko awarii lub błędów w działaniu. A to już są koszty.
Osobnym tematem, wartym niezależnej analizy, są czynności których wykonywanie nie jest potrzebne. Grzyby nie robią nic „na wszelki wypadek” lub dlatego, że „dobrze się prezentuje. Jeśli przebieg, komunikat lub dokument nic nie wnosi do realizacji celów lub zadań, to warto rozważyć jego zasadność.
- Skuteczność i efektywność w realizacji celów
Grzyby nie „marzą” o pokarmie — one go zdobywają. Zdolność do kierowania wzrostem w odpowiednim kierunku, do zatrzymywania rozwoju w miejscach nieopłacalnych, a także do podejmowania „decyzji” w oparciu o analizę środowiska (np. poziom wilgoci, obecność konkurencji) to przykład biologicznej skuteczności.
Analogicznie, menedżer powinien być liderem, który nie tylko definiuje cele, ale również wie, kiedy warto je przedefiniować, zmodyfikować strategię lub zatrzymać projekt, który przestał mieć sens. Elastyczność strategiczna — nie upór — często decyduje o sukcesie.
Aby elastycznie realizować cele, warto ustalić zasady ich kaskadowania. Na poziomie całej organizacji znaczenie ma nie tyle skwantyfikowany cel, co wizja dotycząca celu istnienia firmy i kierunku jej rozwoju. Niby oczywiste, jednak nie każdy rozumie znaczenie tego etapu. Łatwiej jest wskazać cel w perspektywie roku lub kilku miesięcy niż wizję rozwoju przez kilka lat. Skwantyfikowane cele trudniej weryfikować, gdy zmieniają się warunki zewnętrzne, ponadto każdą modyfikację traktujemy jako porażkę. Czy jednak warto osiągnąć drobny sukces kosztem stałego rozwoju?
Podsumowanie: Mądrość bez mózgu
Grzyby uczą nas, że nie trzeba mieć centralnego ośrodka dowodzenia, aby działać mądrze. Wystarczy dobra sieć komunikacyjna, jasne zasady adaptacji i umiejętność szybkiego reagowania na zmiany. Organizacje XXI wieku, które chcą przetrwać w zmiennym otoczeniu, mogą od grzybni zaczerpnąć więcej, niż się wydaje: skromność w zużyciu zasobów, logikę w działaniu i elastyczność w reagowaniu.
Czasem warto zejść z piedestału wielkich strategii i spojrzeć pod nogi. Tam, w mchu i glebie, pleśń prowadzi swoje własne, ciche, ale niezwykle skuteczne zarządzanie.
Autor: Magdalena Gawarecka, Dariusz J. Łotysz
- Zarządzanie inspirowane naturą: Badania pokazują, że grzyby potrafią planować i optymalizować swoje działania, co może inspirować menedżerów do bardziej świadomego zarządzania zasobami i energią.
- Adaptacja do zmian jako kluczowa zasada: ISO 9000 podkreśla, że zdolność do adaptacji i zmian jest niezbędna dla organizacji w dynamicznym otoczeniu, co przypomina strategie wykorzystywane przez grzyby.
- Efektywne zarządzanie zasobami i energią: Grzybnia rozrasta się tylko wtedy, gdy ma jasno określony cel, co uczy menedżerów selektywności i mądrego gospodarowania zasobami w biznesie.
- Optymalizacja logistyki jak sieć grzybnia: Struktury grzybni przypominają systemy logistyczne, wskazując na konieczność uproszczenia struktur i eliminacji wąskich gardeł dla zwiększenia efektywności organizacji.
- Elastyczność i skuteczność w realizacji celów: Grzyby kierują się środowiskowymi wskazówkami, co podkreśla, że liderzy powinni elastycznie modyfikować cele i strategie, zależnie od zmian w otoczeniu.
