Gdy szukamy dobrych praktyk zarządzania, mało kto kieruje uwagę w stronę mikroskopijnych organizmów wodnych. Tymczasem wielka rodzina wirków (łac. Turbellaria) daje nam jeden z najbardziej fascynujących przykładów adaptacji i przetrwania. Wirki to proste, ale niezwykle odporne zwierzęta bezkręgowe. Sposób w jaki regenerują one swoje ciała, może zaskakująco wiele nauczyć menedżerów o tworzeniu zespołów odpornych na zmiany, kryzysy, a nawet odejścia kluczowych pracowników.
Wirek: mistrz regeneracji
Wyróżnikiem wirków jest ich niesamowita zdolność regeneracji. Gdy przetniemy wirka na pół – z przodu i z tyłu – z każdej części odrośnie nowy, pełnowartościowy organizm. Istota tego sekretu tkwi w ich komórkach macierzystych (neoblastach), które potrafią przekształcić się w każdą potrzebną tkankę – oko, głowę, ogon, układ nerwowy. Dzięki temu nawet pojedynczy fragment może odbudować całość.
Czy nie byłoby idealnie, gdyby tak samo funkcjonował zespół w firmie?
Skoro da się w przyrodzie, to warto przełożyć takie zjawisko na biznes. Jednym z kluczowych, choć często niedocenianych zasobów jest wiedza organizacji. I nie chodzi tu o planowanie szkoleń i budowanie kompetencji. Wiedza firmy składa się z kilku obszarów, równie ważne co jej posiadanie, jest również umiejętność korzystania z tych zasobów.
Wirkowy zespół – czyli jak przetrwać odejście kluczowej osoby
Wielu menedżerów zna to uczucie, gdy zespół działa świetnie, aż tu nagle odchodzi kluczowa dla niego osoba. Nierzadko taki pracownik był nie tylko ekspertem, ale i nieformalnym liderem. W efekcie produktywność zespołu spada, morale siada, a czasami – cały projekt się zatrzymuje. Tymczasem wirek nie traci głowy – dosłownie i w przenośni. Dlaczego?
1. Wiedza rozproszona, a nie zcentralizowana
W organizmie wirka nie ma jednej komórki sterującej wszystkim. Gdy głowa znika, inna część ją odbudowuje. Klucz do przetrwania to dystrybucja wiedzy i kompetencji – każdy fragment ma potencjał, by stać się całością.
Budując zespół nie należy również zaniedbywać dokumentowania kluczowych informacji związanych z realizowanymi działaniami, wnioskami i planami. Bazy danych dotyczące kluczowych parametrów i informacji, aktualne instrukcje, wytyczne technologiczne i założenia do projektów to również wiedza organizacji.
Umiejętność wykorzystania tej wiedzy, znajomość powiązań pomiędzy procesami, jasne zidentyfikowanie informacji wejściowych i wyjściowych w procesach to właśnie sposób na „odrodzenie” działania po zmianach personalnych.
Wnioski dla menedżera:
- Buduj zespół tak, aby wiedza była dzielona, a nie ukrywana w „głowie eksperta”.
- Promuj mentoring, dokumentację, codzienną wymianę wiedzy.
- Twórz kulturę otwartości, w której każdy zna nie tylko swoje obowiązki, ale rozumie, jak działa cały system.
2. Regeneracja zamiast zastępowania
Wirek nie „zatrudnia nowej głowy” z zewnątrz. On regeneruje się z tego, co ma. To zupełnie inne podejście niż popularne „łatwo przyszło, łatwo poszło” i wysłanie zapotrzebowania na pracownika do HR.
Żeby móc korzystać z własnych zasobów, na początek warto wiedzieć, kogo mamy do dyspozycji. I nie chodzi tu o listę życzeń dotyczących wymarzonej kariery, tylko systematyczne budowanie zastępującej się wzajemnie struktury. W tym przypadku plany działania i ich realizację warto zacząć od analizy ryzyka związanego z czasową nieobecnością/ niedostępnością poszczególnych osób. Można w ciemno przyjąć, ze dla stanowisk powtarzalnych, na których wymagane sa podobne kompetencje i wykonywane są podobne zadania, ryzyko utraty pojedynczych pracowników nie będzie miało znaczącego wpływu na działanie procesów. Im bardziej wyspecjalizowane stanowiska i zadania, tym większe ryzyko związane z utratą kluczowych osób. Wskazanie poprzez wnioski z analizy ryzyka, jakie zagrożenia są istotne oraz które zadania i kompetencje są kluczowe, daje w zasadzie plan działania ukierunkowany na zapewnienie zastępowalności.
A jak przećwiczyć, czy przyjęte rozwiązania działają?
Dobrym sprawdzianem jest okres urlopowy. Zamiast odsuwać wszelkie aktywności do czasu powrotu kluczowej osoby lub, co gorsza, angażowanie pracowników w wybrane czynności podczas urlopu, warto zacząć realnie dbać o aktywne zastępowanie się w poszczególnych działaniach. W sposób przygotowany, kontrolowany, skuteczny.
To sprawdzian i dla rozwiązań organizacyjnych, i dla potencjalnych kandydatów podczas wewnętrznej rekrutacji.
Wnioski dla menedżera:
- Zamiast od razu szukać kogoś z zewnątrz, zastanów się, jak rozwijać kompetencje wewnątrz zespołu.
- Inwestuj w elastyczne ścieżki kariery, przekwalifikowywanie, rotację zadań.
- Twórz „komórki macierzyste” w zespole – ludzi gotowych do nauki i przekształceń.
3. Odbudowa to proces – działający w czasie pokoju i kryzysu
Regeneracja u wirków działa nie tylko po urazie – jest naturalnym, ciągłym procesem. Tak samo powinno być z zespołem: odbudowa nie zaczyna się dopiero po kryzysie.
W zasadzie najlepiej w stabilnych warunkach sprawdzić różne rozwiązania. Dodatkową korzyścią z planowania i testowania zastępstw jest eliminacja nudy i rutyny. Warunek? Przywódca musi zadbać o poczucie bezpieczeństwa w zespole. Zastępstwa, relacja mistrz – uczeń, to nie oddech konkurencji na karku. To stabilna sukcesja zadań i budowanie kompetencji poprzez doświadczenie, wspólne działanie, wspólne rozwiązywanie problemów. Podejście bardzo niedoceniane w stabilnych sytuacjach, mające konsekwencje w czasie kryzysu.
Wnioski dla menedżera:
- Regularnie rozwijaj kompetencje zespołu.
- Planuj sukcesję – kto może przejąć dane zadania, jeśli ktoś odejdzie?
- Rozwijaj zespołową odporność na zmiany – niech zmiana nie będzie szokiem, tylko nawykiem.
Zespół jak organizm – dynamiczny, uczący się, odporny
Zespoły, podobnie jak organizmy, żyją – rozwijają się, uczą, czasem chorują, czasem potrzebują rekonwalescencji, a czasem giną. Jednak zespoły inspirujące się biologią wirków mają jedną kluczową przewagę: są w stanie się zregenerować – nie tylko przetrwać zmianę, ale wręcz na niej zyskać.
Nie chodzi o to, by zespół był „niezniszczalny”, ale by był zdolny do odtworzenia swojej skuteczności mimo strat i zmian.
Nie można zakładać, że zespół bez zmiany składu będzie funkcjonował wiele lat. Zdarzają się różne sytuacje, będące powodem zmian personalnych. Zmiany takie zawsze zaburzają na jakiś czas funkcjonowanie zespołu, czasem powodują trwałe zmiany w działaniu. Odejście kluczowego pracownika, niezależnie od okoliczności, zawsze zaburzy funkcjonowanie firmy. Zawsze trzeba dać pozostałym członkom zespołu czas na regenerację i przegrupowanie sił. Czas na ustabilizowanie sytuacji. Jednak bez wcześniejszego przygotowania na takie zdarzenia, czas ten może być kosztownie długi.
Podsumowanie:
Zespoły, które gromadzą wiedzę organizacyjną i potrafią się regenerować jak wirki, są bardziej odporne na zmiany, elastyczne i zdolne do długofalowego działania. A menedżer, który uczy się od natury, nie tylko lepiej zarządza – tworzy coś żywego, trwałego i mądrze ewoluującego.
Krótka checklista menedżera „wirka”:
- Czy wiedza w zespole jest dzielona, czy zcentralizowana w jednej osobie?
- Czy zespół ma zdolność do regeneracji wewnętrznej – awansu, przekwalifikowania?
- Czy systematycznie rozwijasz „komórki macierzyste” zespołu – ludzi gotowych do nauki?
- Czy zmiana jest czymś normalnym, czy katastrofą?
- Czy Twój zespół ma plan sukcesji?
Autor: Magdalena Gawarecka, Dariusz J. Łotysz
