System zarządzania zbudowany według wymagań normy ISO 9001 bardzo często postrzegany jest jako biurokratyzacja organizacji. Dzieje się tak niestety przez fakt, że większość wdrożeń skupia się na skrupulatnym opisywaniu każdej aktywności w organizacji w postaci tzw. ‘procedur’.
Większość realizacji opiera się na tworzeniu procedur, instrukcji, regulaminów, wytycznych i innych regulacji, których zadaniem jest ‘standaryzacja’ postepowania.
Niestety w pogoni za chęcią uregulowania i opisania wszystkiego zagubiony zostaje główny element systemu zarządzania – czyli działanie.
Takie podejście niesie ze sobą poważne zaniedbanie, które usankcjonowane na samym początku wdrożenia i ‘klepnięte’ podczas audytu certyfikującego prowadzi do wypaczenia idei funkcjonowania systemu zarządzania, który został zdefiniowany w rozdziale 10 w/w normy, dotyczącym doskonalenia, w szczególności ciągłego doskonalenia, a więc procesu realizowanego w sposób zaplanowany, systematyczny i ciągły, w połączeniu z rozdziałem 6.3 dotyczącym wprowadzania zmian w systemie zarządzania.
Podejście procesowe, wprowadzone do normy ISO 9001 w jej nowelizacji z roku 2000, z założenia miało dokonać rewolucji w funkcjonowaniu systemów zarządzania. To procesy, realizowane w organizacji, miały nam wyznaczać konieczność dokumentowania poszczególnych obszarów.
Dyskusje toczone na temat ‘obowiązkowości’ poszczególnych procedur są do dnia dzisiejszego jednym z punktów wiodących na spotkaniach zamykających podczas audytów certyfikujących.
Na szczęście kolejna nowelizacja z roku 2015 pomogła w uregulowaniu tych kwestii, chociaż dynamiczny rozwój technologii komunikacyjnych w znaczący sposób wpłynął na sposób dokumentowania wymagań ustanowionego systemu zarządzania, jak również dowodów ich spełnienia w codziennym działaniu operacyjnym organizacji.
Rozwój technologii oraz okres pandemii i pracy zdalnej, postawił przed systemami zarządzania kolejne wyzwania dotyczące transformacji cyfrowej, dając dodatkowe możliwości zautomatyzowania cyklicznych, powtarzalnych zadań w każdym obszarze funkcjonalnym systemu zarządzania.
Czas, gdy dokumentacja systemu zarządzania kojarzyła nam się głównie z opasłymi segregatorami, wypełnionymi procedurami, instrukcjami i formularzami z zapisami z realizowanych działań operacyjnych i kontrolnych, przeminął.
W okresie przed pandemicznym, gdy głównym medium komunikacyjnym w organizacjach był email, a głównym zbiorem danych był excel, automatyzowanie zadań było ograniczone do indywidualnych obszarów.
Obecnie, wykorzystując relacyjne bazy danych, technologie komunikacyjne, dostępne rozwiązania webowe oraz technologie low-code i no-code, automatyzacja wielu czynności administracyjnych, związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania, staje się dziecinnie łatwa, choć wymaga od Pełnomocnika lub osoby odpowiedzialnej za funkcjonowania systemu zarządzania nabycia nowych, cyfrowych kompetencji, oraz kompletnie odmiennego podejścia do procesu wdrożenia systemu zarządzania lub jego cyfrowej transformacji.
Istotą każdego systemu zarządzania są działania.
System zarządzania ustanawiany jest w celu zapewnienia efektywnej realizacji zidentyfikowanych i ustanowionych w organizacji procesów, a więc musi obejmować aspekty związane z określeniem procesów, ich wzajemnych powiązań i oddziaływania na siebie, komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej pomiędzy wszystkimi stronami zaangażowanymi w realizację procesów, oraz informowania w czasie rzeczywistym o wynikach realizacji tych procesów.
Istnieje co najmniej 12 obszarów funkcjonalnych systemu zarządzania, w których można dokonać automatyzacji działań administracyjnych oraz operacyjnych.
Jednym z nich jest nadzorowanie dokumentacji systemu zarządzania.
Automatyzacja, dzięki zastosowaniu narzędzi informatycznych pozwala na znaczne zredukowanie czasu potrzebnego na:
– opracowanie dokumentacji systemowej,
– proces sprawdzenia i zatwierdzenia,
– rejestr zmian,
– dystrybucję dokumentacji systemowej w organizacji,
– uzyskanie potwierdzenia zapoznania się użytkowników z dokumentacją systemową,
– uzyskanie informacji zwrotnej o statusie danego dokumentu,
– zredukowanie ilości kopii nadzorowanych dokumentacji, będących w użytkowaniu.
Koniec z bieganiem Pełnomocnika od użytkownika do użytkownika, wymienianiem dokumentów na aktualne, uzyskiwaniem potwierdzeń zapoznania się.
Cykl tworzenia, zatwierdzania i dystrybucji dokumentacji skraca się znacząco, a czas dostępu do zawsze aktualnych wersji dokumentacji systemowej dla użytkowników nie przekracza kilkunastu sekund (w zależności od zastosowanej platformy komunikacyjnej).
O kolejnych obszarach automatyzacji systemu zarządzania będziemy rozmawiać w kolejnych częściach cyklu naszych publikacji.
