Ciągłe doskonalenie to proces osadzony w codziennych ramach analizowania wydajności, identyfikowania możliwości i wprowadzania stopniowych zmian w procesach, produktach i postępowaniu personelu.
Podejmowanie decyzji na podstawie danych uzyskanych z procesu, związanych z produktem/usługą jest kluczowym elementem prowadzenia jakiejkolwiek działalności operacyjnej.
Ciągłe doskonalenie obliguje nas do analizowania bieżącej sytuacji w szerokim kontekście.
Od ogółu do szczegółu.
Koncepcja Ciągłego Doskonalenia zakłada udział i znaczenie każdego pracownika w dostarczaniu wartości dodanej dla klienta procesu.
Realizowane procesy stanowią sieć wzajemnie powiązanych i przenikających się działań, więc każdy z pracowników jest jednocześnie klientem i dostawcą danych w procesie. Dane mogą oznaczać: informacje, materiały, półprodukty, narzędzia itp.
To pracownik wie najlepiej, gdzie dochodzi do strat, gdzie w procesie występuje brak równowagi, a gdzie występuje nadmierne obciążenie. Wiedzę płynącą z praktyki można osiągnąć tylko w miejscu realizacji danego procesu, czyli w miejscu w którym powstaje wartość dodana.
Dlatego menadżerowie powinni oderwać się od biurek i tabelek w Excelach i zobaczyć jak wygląda proces i jakie w nim występują problemy.
Fundamentem GEMBA jest GENCHI GEMBUTSU – czyli „Idź i zobacz” – zasada opracowania przez Taiichi Ohno (1912-1990) – ojca Systemu Produkcyjnego Toyoty, w którym docenia się wkład każdego pracownika w finalny efekt osiągany przez organizację.
GEMBA WALK skupia się na dowartościowaniu pracowników, poprzez okazanie im szacunku i wymianę informacji, co korzystnie wpływa na atmosferę pracy oraz na jakość informacji zwrotnej uzyskiwanej przez menadżerów z produkcji.
W końcu znakomita większość decyzji (mikrodecyzji) podejmowana jest bezpośrednio przez pracowników operacyjnych, stojących na pierwszej linii realizacji procesów.
Jakie warunki zatem winien spełniać efektywny GEMBA WALK?
- Zaplanuj GEMBA WALK jako cykliczny, stały element kultury organizacyjnej Twojej firmy
Określ częstotliwość, cele i zakres GEMBA WALK. Wprowadź to jako część rutyny organizacyjnej, by stało się naturalnym procesem.
Zaangażuj pracowników na różnych szczeblach hierarchii, aby promować kulturę otwartości i współpracy.
Sporządź harmonogram GEMBA WALK i dokumentuj wyniki, pomagając utrzymać kontynuację działań doskonalących.
- Skup się na MUDA, ale nie zapomnij o pozytywnych aspektach
Identyfikuj i eliminuj marnotrawstwo (MUDA) w procesach. Skup się na usprawnieniach, które przynoszą najwięcej wartości.
Rozwijaj procesy, które przynoszą wartość. Wykorzystaj GEMBA WALK do identyfikacji best practices i dzielenia się nimi między zespołami.
- Pytaj – 5WHY , 5W2H
5WHY: Stawiaj pytania “dlaczego” pięć razy, aby docierać do korzeni problemów i unikać jedynie powierzchownych rozwiązań.
5W2H (Co, Dlaczego, Gdzie, Kiedy, Kto, Jak, Ile): Używaj tego zestawu pytań, aby uzyskać kompleksowe zrozumienie sytuacji i zidentyfikować kluczowe aspekty problemów.
- Zbierz wyniki obserwacji i poddaj analizie
Sporządź szczegółowe notatki, fotografie czy nagrania dotyczące obserwowanych procesów.
Sumuj wyniki GEMBA WALK, identyfikuj powtarzające się problemy oraz określ trendy, aby dostarczyć danych do głębszej analizy.
- Opracuj plan poprawy i cyklicznie monitoruj – PDCA
Plan (Plan): Na podstawie wyników GEMBA WALK, opracuj plan poprawy. Określ konkretne cele, działania do podjęcia i terminy.
Realizacja (Do): Wdroż plan poprawy, zaangażuj odpowiednie zespoły i monitoruj postępy.
Sprawdzenie (Check): Regularnie oceniaj efekty działań, porównując wyniki z oczekiwaniami. Analizuj, czy cel został osiągnięty.
Dostosowanie (Act): Na podstawie analizy, dostosuj strategię, aby uwzględnić nowe informacje i kontynuuj proces cyklu PDCA.
GEMBA WALK jest najczęściej kojarzony z halą produkcyjną, ponieważ wywodzi się z koncepcji TPS (Systemu Produkcyjnego Toyoty), ale miejsc w których powstaje wartość dodana jest więcej. Jednym z głównych zadań LIDERÓW ZMIAN jest identyfikacja tych miejsc i aktywne ich monitorowanie.
Ze względu na perspektywę działań związanych z monitorowaniem GEMBA możemy realizować dedykowane QUALITY WALK lub SAFETY WALK, o czym opowiem w kolejnych artykułach z serii TOOLBOX Ciągłego doskonalenia.
