Jednym z elementów systemu zarządzania jakością jest realizacja audytów wewnętrznych. Głównym celem ich realizacji jest wsparcie organizacji w realizacji jej strategii, poszukiwania dowodów na zgodność systemu z określonymi wymaganymi wdrożonych standardów oraz możliwość doskonalenia. Audyt jest narzędziem, które umożliwia weryfikację skuteczności działania systemów zarządzania. Istotne jest, aby audyty realizowane były systematycznie, gdyż systematyczna ocena jest w stanie wpłynąć na poprawę funkcjonowania organizacji.
Sukcesem dobrze przeprowadzonego audytu jest właściwe przygotowanie się do niego. Audytor przed przystąpieniem do jego realizacji musi określić:
- celu audytu,
- zakresu audytu,
- kryteria audytu.
Pomocnym narzędziem podczas prowadzenia audytu jest checklista audytowa. Budowanie takiej listy kontrolnej dla audytorów może być pomocnym rozwiązaniem, gdyż pozwoli audytorom uporządkować dowody i ocenić zgodność audytowanego obszaru z wymaganiami audytowanego systemu. Checklisty często stosowane są w audytach warstwowych procesu, czy audytach wyrobu wg VDA 6.5. W tym przypadku checklista wykorzystywana jest jako narzędzie, w ramach którego audytor dokonuje obserwacji wg zdefiniowanych punktów, a następnie identyfikuje dowody na zgodność lub niezgodność. Należy zwrócić uwagę, że checklista nie powinna ograniczać audytora i nie jest katalogiem pytań zamkniętych. Tworzenie takiej checklisty przez audytora może stanowić rozwiniecie wymagań danego standardu i być pomocnym narzędziem.
W przypadku systemów zarządzania zgodnych ze standardami np. ISO 9001, ISO 14001, itp. checklista zbudowana w sposób identyczny jak dla audytów warstwowych, może mieć miejsce zastosowanie, ale tylko w przypadku, gdy audytor chce uporządkować swoją wiedzę na temat wymagań normy. Audytor przygotowując się do audytu tworzy listę pytań, zagadnień w odniesieniu do wymagań normatywnych, np. polityka środowiskowa – udokumentowana, zakomunikowana, dostępna dla stron zainteresowanych (jeśli ma zastosowanie). Na tej podstawie audytor wie jakie wymagania postawione są w standardzie i co musi zweryfikować podczas audytu. Prowadzenie audytu w oparciu o pytania zamknięte jest niezgodne z metodyką prowadzenia audytów wg standardu ISO 19011. Pamiętajmy, żeby podczas audytu zadawać pytania otwarte.
Ponadto, istotne jest, aby każdy z audytorów wiedział i rozumiał, że w przypadku audytowania systemów zarządzania, audytowane są procesy, bo system to zbiór procesów połączonych ze sobą i oddziałujących na siebie. Zatem tworzenie checklisty, w oparciu o którą audytor realizuje audyt, może spowodować, że nie zostaną zaobserwowane interakcje między danymi procesami i w trakcie audytu audytor skupi się tylko na danym wycinku procesu, a nie na całości.
Niemniej jednak, audytor przez przystąpieniem do audytu musi się do niego przygotować. Może opracować zagadnienia, które powinny zostać zweryfikowane podczas audytu (jak wyżej zostało to przedstawione), natomiast które stanowić będą tylko nakierowaniem na dany obszar, a dogłębna weryfikacja będzie realizowana w ramach audytu już na miejscu.
Warto uwzględnić podczas przygotowywania się do audytu cykl PDCA (P – planowanie, D – wykonanie, C – sprawdzenie, A – działanie). Cykl ten odpowiada pytaniom, które powinniśmy zadać w momencie realizacji audytu audytowanym. W pierwszej kolejności weryfikujemy, jak pracownik zaplanował działania, które są przez niego wykonywane; skąd się dowiedział, jak ma daną operację wykonać; następnie jak ją zrealizował oraz skąd wiedział, czy to co zostało zrealizowane przez niego jest poprawne, a w końcowej fazie, jakie działania są przez niego podejmowane, gdy coś działania niepoprawnie.
Istotne, aby podejść do przygotowanie checklisty w sposób holistyczny i aby takie narzędzie stanowiło wsparcie dla każdego audytora, zarówno początkującego, jak i zaawansowanego.
