W znakomitej większości przypadków wdrożony System Zarządzania oparty jest na procedurach, opisujących realizowane procesy. W ten sposób daje nam wrażenie ‘uregulowania’ i ‘ustandaryzowania’ realizowanych procesów i operacji. Niestety – takie podejście i sposób udokumentowania Systemu stanowi swoisty ‘snapchat’ istniejących rozwiązań organizacyjnych i ulega szybkiemu przedawnieniu – niejednokrotnie już w momencie zatwierdzenia dokumentacji systemowej do stosowania.
Dlaczego więc nie oprzeć funkcjonowania Systemu Zarządzania na działaniach, a nie na procedurach?
Takie podejście spowoduje, że Twój System Zarządzania stanie się zrozumiały dla wszystkich szczebli w organizacji – od Najwyższego Kierownictwa, poprzez Właścicieli Procesów, aż po pracowników operacyjnych. Umożliwi również pełne zaangażowanie wszystkich pracowników w rozwiązywanie problemów oraz realizację procesów w możliwie najkrótszym czasie z maksymalizacją efektu finansowego!
Jako audytor Systemów Zarządzania bardzo często spotykam się z sytuacją, gdy w organizacji posiadającej wdrożony System Zarządzania – najczęściej spotykany ISO 9001 lub zintegrowany, składający się z dwóch lub kilku wzajemnie ‘współpracujących’ systemów cały wysiłek organizacyjny idzie w opracowywanie procedur i regulacji.
Jednym z najważniejszych pytań w ocenie przyczyn wystąpienia niezgodności jest: „Czy my mamy na to procedurę?”
Nadmierne skupienie się na regulacjach powoduje, że wszystkie osoby zaangażowane w funkcjonowanie Systemu Zarządzania postrzegają go jako „sztywny gorset”, zbiurokratyzowany mechanizm proceduralny narzucający sztywne ramy i ograniczający swobodę działania.
System Zarządzania powinien być jak mapa drogowa – pozwalając na dostosowanie działań do zaistniałych warunków w rzeczywistych sytuacjach.
Procedury systemowe z natury tworzone są jako opis sytuacji idealnej, gdy wszystkie elementy procesu realizowane są w idealnych warunkach, na tych samych maszynach, przy tych samych ustawieniach, przez tych samych operatorów.
Przecież zawsze robimy tak samo, więc co może pójść nie tak?
Zawsze tak było i było dobrze.
Jakże często słyszymy takie wypowiedzi podczas prób zainicjowania analizy procesu, operacji czy uruchomienia działań doskonalących.
Każda organizacja opiera się na działaniach. Każda aktywność biznesowa składa się z szeregu następujących po sobie operacji, prowadzących proces od wejścia do wyjścia.
Każdego dnia pracownicy w firmie stają przed wyborem – jakie podjąć działania w wyniku zaistniałej sytuacji.
Naturalnym jest więc, że nie jesteśmy w stanie opisać wszystkich sytuacji w procedurach, instrukcjach, regulaminach i innego typu regulacjach.
Aby zatem nasz System Zarządzania był systemem efektywnym i skutecznym, musimy się skupić nie na tworzeniu zawiłej sieci skomplikowanych regulacji, ale na stworzeniu prostych zasad pozwalających pracownikom na podejmowanie działań adekwatnych do zaistniałej sytuacji.
System zarządzania powinien być zwinny (agile) łącząc w sobie elastyczność, transparentność oraz zdrowy rozsądek.
Czy Twój system jest zatem systemem zwinnym czy sztywnym zbiorem regulacji i procedur?
Odpowiedz na to pytanie znajdziemy w bardzo prostym wskaźniku, który nazwałem SSZ (Skuteczność Systemu Zarządzania). Aby go wyliczyć potrzebujesz dwóch wielkości:
– ilość procedur, instrukcji, regulaminów oraz wszelkich innych regulacji istniejących w Twojej organizacji
– ilości działań podejmowanych w ramach Twojego systemu zarządzania w zdefiniowanym okresie czasu (np. w ciągu roku)
Następnie podziel drugą liczbę przez pierwszą.
Jeżeli otrzymasz wielkość mniejszą od 1 – to znaczy, że Twój styl zarządzania jest stylem tradycyjnym, opartym na tworzeniu regulacji (np. wydawanie poleceń przez przełożonych i egzekwowanie ich wykonania)
Jeżeli otrzymasz 1 – Twój styl zarządzania zaczyna ulegać transformacji
Jeżeli otrzymasz wielkość większą od 1 – Twój styl zarządzania jest agile, pozwala na podejmowanie działań przez pracowników w zależności od zaistniałych sytuacji.
Im większą wartość uzyskasz, tym bardziej zwinny jest Twój system.
Od czego zatem zależy czy Twój system będzie systemem sztywnym, czy zwinnym?
Od tego czy system będzie zbiorem regulacji czy narzędziem zarządzania.
Aby system był efektywnym narzędziem zarządzania wystarczy, że dobrze wykorzystasz jego 12 filarów i zaangażujesz wszystkich pracowników w jego funkcjonowanie.
Jako pierwszy filar Skutecznego Systemu Zarządzania ustanów działania. Daj im najwyższy priorytet w organizacji, tak aby wszyscy pracownicy poczuli, że system „żyje”. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie centralnego – zintegrowanego dla wszystkich działów w organizacji systemu CAPA (Corrective And Preventive Actions).
Jako drugi filar Skutecznego Sytemu Zarządzania ustanów projekty. Daj możliwość zgłaszania i realizowania projektów doskonalących całej organizacji. Daj zielone światło kreatywności pracowników i doceń ich wkład w rozwój organizacji. Zdziwisz się, gdy po pewnym czasie nie będzie już Ci potrzeba Jednostka Ratownicza do gaszenia pożarów.
Dopiero jako trzeci filar Skutecznego Systemu Zarządzania ustanów procesy oraz ich uregulowanie w postaci procedur. Pisz prostym, zrozumiałym językiem, unikaj żargonu, trudnych sformułowań i skrótów. Bardzo często gdy czytam dokumentację firmy przed audytem, czuję się jak szpieg z Krainy Deszczowców, czytający zaszyfrowaną depeszę. Zanim wpadniesz w rytm „pisania”, pomyśl nad innymi sposobami udokumentowania postępowania opisanego w procedurach i innych regulacjach. Możliwości masz sporo – od schematu blokowego przez diagram przepływu do diagramu żółwia.
Czwarty filar to wskaźniki – Peter Drucker powiedział „Nie można zarządzać czymś, czego nie można zmierzyć”. Sukcesem w systemie zarządzania nie jest opomiarowanie, owskaźnikowanie procesów, które realizujemy w organizacji, ale to w jaki sposób wykorzystujemy uzyskane informacje, które z tych pomiarów uzyskujemy do zarządzania organizacją.
Piąty filar to cele i zadania – spraw, aby każdy pracownik w Twojej organizacji czuł się ważny. I posiadał pełną świadomość znaczenia swoich działań dla finalnego wyniku Twojej organizacji.
Szósty filar to wymagania – zarówno te zdefiniowane w specyfikacji Twoich produktów lub usług, jak i te, których oczekuje Twój klient. Uwaga – w każdym procesie wewnętrznym w Twojej organizacji masz również określone wymagania dla procesu, działania poprzedzającego realizację określonego działania. Nie zapominaj o tym!
Siódmy filar to analiza SWOT – nie ograniczaj się wyłącznie do analizy powierzchownej całej organizacji. Wejdź w każdy dział organizacyjny, proces, kluczowe stanowiska w organizacji, liderów procesów. Zobaczysz jaki potencjał zgromadzisz do analizy ryzyk biznesowych i działań doskonalących!
Ósmy filar to odpowiedzialność i uprawnienia – czy na pewno każdy pracownik w organizacji wie co powinien robić? I jakie konkretne działania bierze na siebie odpowiedzialność?
Dziewiąty filar to audyt wewnętrzny – niedoceniane narzędzie doskonalenia wewnętrznego organizacji. Tu problemem jest wyszkolenie aktywnych audytorów wewnętrznych – liderów zmian w organizacji.
Dziesiąty filar to niezgodności – pamiętaj o nadrzędnej zasadzie zarządzania – SISO – Shit In, Shit Out. Z piasku bicza nie ukręcisz.
Jedenasty filar to analiza danych – łatwiej jest zapobiegać niż leczyć. Ale w jednym i drugim przypadku trzeba znać przyczynę. Bez danych jesteś jak ślepiec we mgle. Działasz po omacku.
Dwunasty filar to przegląd systemu – każdy pilot przed startem przeprowadza procedurę przeglądu wszystkich krytycznych elementów samolotu, aby mieć pewność przeprowadzenia udanego lotu i bezpiecznego lądowania.
A Ty i Twoja organizacja?
Czy jesteście na etapie poszukiwania odpowiedzi na pytanie „Czy leci z nami pilot?”
Po więcej informacji zapraszam na http://skutecznysystemzarzadzania.pl
