„Przyszłość zarządzana przez jakość” to hasło przewodnie konferencji, która odbyła się w dniach 23-24.05.2023 roku w Gliwicach, w Centrum Konferencyjnym Politechniki Śląskiej. Miałam zaszczyt wygłosić na ww. konferencji, krótką prelekcję na temat, który jest niezmiernie ważny dla nowoczesnego zarządzania współczesnymi organizacjami.
Dlaczego tak sądzę? Po pierwsze – dynamika zmian współczesnego świata, po drugie – ciągła globalizacja i coraz bardziej złożone i współzależne łańcuch dostaw, po trzecie – nowe wyzwania jakie stoją przed zarządzającymi organizacjami, na każdym ich poziomie – od zarządów po managerów liniowych, a wynikające ze zmian w prawie czy nowych międzynarodowych i unijnych celów dotyczących środowiska, zrównoważonego rozwoju, itd.
Wszystkie ww. czynniki i jeszcze inne, z nich wynikające lub z nimi powiązane powodują, że tylko organizacje, które stworzą model zarządzania oparty na ogromnej elastyczności i łatwości przystosowania się do zmian, mają szanse przetrwać i rozwijać się we współczesnym świecie. Realizacja misji sprawnego zarzą̨dzania organizacją w złożonej i dynamicznej rzeczywistości wymaga jej zdolności do adaptacyjności. Adaptacyjność organizacji to ważny przymiot organizacji zwinnej (Agility Organisation), który określa reakcję na zmiany otoczenia. Nassim Nicholas Taleb[1], w książce „Antykruchość. O rzeczach, którym służą wstrząsy” idzie dalej. Twierdzi, że współczesne organizacje powinny być nie tylko adaptacyjne, ale antykruche. Antykruchość – zdaniem Taleba – jest to proces, który zakłada, że należy nieustanie testować oraz eksperymentować i aktywnie wychodzić zmienności świata i biznesu naprzeciw. Antykruchość to także wiele zmian na różnych szczeblach organizacji – takich, w których toleruje się małe błędy, które z pewnością się pojawią podczas eksperymentów, po to, aby być odpornym, zwinnym i trwałym, kiedy przyjdą realne wyzwania.
Stąd potrzeba wprowadzenia do modelu zarządzania współczesną organizacją mechanizmu, który pozwoli sprostać licznym wyzwaniom. Mechanizmem takim jest z pewnością proces zarządzania ryzykiem i szansami, oparty o normę ISO 31000:2018 Zarządzanie ryzykiem. Wytyczne.
Dlaczego właśnie ten standard? Z wielu powodów. Po pierwsze dlatego, że norma ISO 31000:2018 opiera się na neutralnej koncepcji ryzyka. W tej koncepcji ryzyko jest traktowane z jednej strony jako zagrożenie, z drugiej zaś, postrzegane jest jako szansa na osiągnięcie lepszych wyników niż zakładano. Tym samym analizując czynniki, które mają wpływ na organizację, skupiamy się nie tylko na zagrożeniach i mitygacji wynikających z nich ryzyk, ale także identyfikujemy szanse dla organizacji. Szansa to ryzyko, którego podjęcie daje nam przewagę, rozwój, doskonalenie, pozytywną zmianę. Organizacje wdrażające model zarządzania ryzykiem poparty na ISO 31000:2018 uczą się dostrzegania i wykorzystywania sytuacji potencjalnie ryzykownych jako elementu rozwoju i przewagi konkurencyjnej.
Czy to możliwe? Oczywiście, jest wiele przykładów takich organizacji, które dzięki wdrożeniu tej normy rozkwitły. Tu przytoczę tylko jedną CCC. Ktoś z was nie zna tej firmy? Pewnie każdy ma w szafie jakieś buty z CCC. A czy wiecie, że CCC to międzynarodowy koncern, właściciel takich marek jak Half Prise,
e-obuwie, Dee Zee, Gino Rossi i wiele innych sieci działających w całej Europie? Zajrzyjcie na ich stronę internetową i przeczytajcie case study dotyczące wdrożenia ISO 31000:2018. To najlepszy dowód, że warto zaimplementować tę normę w swój model zarządzania organizacją.
Główne korzyści wynikające z implementacji zaleceń normy ISO 31000:2018
- Zrozumienie kluczowej roli zarządzania ryzykiem na poziomie najwyższego kierownictwa
- Zrozumienie kluczowej roli zarządzania ryzykiem na poziomie najwyższego kierownictwa
- Wprowadzenie kultury zarządzania ryzykiem
Najwyższe kierownictwo, czyli kadra zarządzająca stanowi element kluczowy w zarządzaniu organizacją. Stąd jej centralna rola również w zarządzaniu ryzykiem i szansami. Jednak w tej normie ma to swój praktyczny wymiar. Opierając się na zasadach zarządzanie ryzykiem, które tworzy i chroni wartości organizacji, najwyższe kierownictwo powinno zaprojektować strukturę ramową zarządzania ryzykiem
i szansami. Następnie strukturę tę, z dokładnie określonymi rolami i obowiązkami oraz uprawnieniami w zakresie ról, z jasno określonymi zasadami konsultacji, komunikacji monitorowania i przeglądu ryzyka, najwyższe kierownictwo powinno zintegrować z działaniami operacyjnymi i procesami organizacji. Dzięki temu zyskujemy taki model zarządzania firmą, gdzie każdy wie co to jest ryzyko i szansa, jak je identyfikować i oceniać, jak je mitygować (ryzyko) i wykorzystywać (szansa), jak oceniać skuteczność działań i jak je doskonalić. Struktura ramowa powinna być zaprojektowana, zintegrowana
z działalnością organizacji, tak aby wspierała osiąganie jej celów, wdrożona, oceniana, ewaluowana
i doskonalona. A zatem zawsze gotowa na zmiany i dopasowana do ich procesowania.
Korzyści z tak zaprojektowanej struktury ramowej? Każdy właściciel procesu wie, że jest właścicielem ryzyka i powinien wykorzystywać szanse wynikające z oceny ryzyka i szans. Realizatorzy procesów zajmują się ryzykiem i szansami jako jednym z obowiązkowych elementów realizacji i monitorowania procesu. Ryzyko i szanse stają się DNA organizacji. Organizacja zarządza w sposób świadomy zmiennością i płynnością otoczenia, ponieważ na bazie struktury ramowej buduje proces zarzadzania ryzykiem i szansami.
Proces zarządzania ryzykiem i szansami rozpoczyna się od analizy kontekstu, czyli czynników zewnętrznych i wewnętrznych oraz wymagań istotnych stron zainteresowanych, które stają się źródłem identyfikacji ryzyka i szans. Zidentyfikowane ryzyka podlegają analizie i ewaluacji w oparciu o kryteria oceny. Na tej podstawie organizacja ustala, które ryzyka są nieakceptowalne i wówczas podejmuje działania mające na celu mitygację ryzyka. W tym działaniu organizacja również decyduje, które szanse wykorzysta. Do nieakceptowalnych h ryzyk i do szans przygotowuje plany. Ryzyka należy mitygować – plan minimalizowania skutków ryzyka, a szanse należy wykorzystywać – plan realizacji szansy. Na każdym z etapów procesu zarządzania ryzykiem i szansami wymagana jest jasna, efektywna komunikacja i konsultacje z osobami o największej wiedzy, doświadczeniu w danym obszarze objętym zarządzaniem ryzykiem i szansami. Przez cały czas proces jest monitorowany, a ryzyko jest przeglądane.
Norma ISO 31000:2018 wymaga także ustalenia zasad dokumentowania i raportowania.
Dzięki temu zyskujemy iteracyjne narzędzie, oparte o cykl PDCA, które wspiera naszą organizację w realizacji jej celów strategicznych, operacyjnych,. Finansowych poprzez perfekcyjne zarządzanie ryzykiem i wykorzystywanie szans.
Jeśli zainteresowała Cię norma ISO 31000:2018, zadaj nam pytanie na stronie jakoscbezretuszu.pl. Udzielimy Ci odpowiedzi i pomożemy wdrożyć proces zarządzania ryzykiem i szansami w Twojej organizacji.
[1] Nassim Nicholas Taleb – amerykański ekonomista, filozof i trader pochodzenia libańskiego. Magister nauk przyrodniczych
i doktor zarządzania. W swoich pracach skupia się na zagadnieniach prawdopodobieństwa, przypadkowości i niepewności. Obecnie profesor Uniwersytetu Nowojorskiego.
